大きな組織で Slack を活用するためのアドバイス

数百人、数千人のメンバーが効率よくコミュニケーションをはかるには

An illustration with people from all over the world walking on the Slack logo

これを読んでいるあなたは、大きな組織で働いていることでしょう。このブログシリーズで紹介している多くの裏ワザは、誰にでも役立ちますが、大きな組織では仕事、役割、やり取りが非常に複雑なため、特別なニーズや課題もあります。

ここでは、大きな組織の管理者とユーザーが Slack 上で手を携え、チームの規模に関係なく仕事をシンプルで効率的に進めるためにできることをいくつか紹介します。

Sign with Slack colors around border that says Office Hours Get Better at Slack in Japaneseチャンネルが多くても大丈夫

Slack を上手に使っている大きな組織は、たくさんのチャンネルを持っています。数千件ものチャンネルを持っている組織もあります。大企業 6 社へのアンケート調査では、チャンネルの合計数が従業員数の 2~3 倍になることも珍しくないということがわかりました。

チャンネル数が多ければ多いほど、把握するのが大変になるのでは?実は、そうではありません。トピックやプロジェクトごとのチャンネルの数がたくさんあるほど、グループは少人数のメンバーで話し合えるからです。さらに、日々の仕事に必要なのは特定のチャンネルだけかもしれないので、個々のメンバーが参加するチャンネル数は少なくなります。チャンネルがきちんと整理されていれば、数が多いからといって大変になるわけではありません。

大きな組織にチャンネルがほんの一握りしかないのはかえって問題です。例えば、500 人のメンバーに対して 40 件のチャンネルしかないと、それらの限られたチャンネルに、役割の異なる多数のグループに関係するトピックやプロジェクトが入り込んできてしまうかもしれません。そうなると同時並行のプロジェクトのたくさんの会話の中に埋もれてしまい、特定の情報が見つけにくくなるでしょう。

チャンネルの命名ルールがポイント

大規模な組織には、数百、数千というプロジェクトやグループがあるため、探しているものをすぐに見つけられることが大事です。そこで最初にやっておきたいのは、チャンネルの命名ルールを決めることです。方法はいろいろありますが、ここではチャンネルの骨組みを作るための一般的なルールを紹介しましょう。

  • チームチャンネル。これは組織内の特定のグループのメンバーがスケジュールを話し合ったり、ミーティングをまとめたり、会話をするための場所です。命名の例としては、「#team-ios「#team-デザイン「#team-セキュリティ などが挙げられます。
  • プロジェクトチャンネル。これはプロジェクトに関係したすべての事柄を整理したり話し合うための場所です。命名の例としては、「#project-大通り123「#project-2017会議「#project-社食の改装 などが挙げられます。
  • チームサブチャンネル。これは大きなチームの中でさらに特化した分野を組織する場所です。例えば、「#marketing-イベント「#marketing-パートナー「#marketing-広報 などです。
  • トピックチャンネル。より一般的なことを話し合うための場所です。仕事に関係する例としては 「#経理#報道-メンション、仕事に関係のない例としては 「#ランニング」「#必見のテレビ番組」 が挙げられます。

 

チャンネルの命名ルールを決めておけば、見つけやすさが断然アップします。例えば、モバイルデザインチームにバグを報告したい時は、命名ルールから推察できるチャンネル名を数文字入力するだけで、すぐに見つかるでしょう。

スピードの遅い情報と速い情報を上手く扱う

大きな組織では 1 年間に何百万件ものメッセージが取り交わされます。従業員間のリアルタイムでのやり取りがたくさんある中で、重要な意思決定に関する詳細情報、ポリシー文書、会社全体への通知、頻繁に取り交わされるその他の情報やリソースもあるでしょう。

Slack 内の重要な情報を目立たせる良い方法は、ピン留め機能を使って、投稿されたチャンネルに重要なメッセージやドキュメントを固定することです。また、完了したプロジェクトは、チャンネルのアーカイブもよく行われます。

重要な通知やドキュメント専用のチャンネルを設けておくと、すべてを一か所にまとめることができます。例えば、大きな組織の多くでは最初に、デフォルトの 「#general チャンネルに投稿できる人を特定のチームメンバーだけに制限し、名前を 「#通知に変更して、会社全体にかかわる情報だけを投稿するようにしています。

チャンネルの目的を設定する

数多くのチャンネルがある大規模な組織では、それぞれのチャンネルの目的をはっきりさせておくことが大事です。チャンネルトピックの設定にその説明を加え、チャンネルを作成した理由を書き込みましょう。

また、これを使用して、ソーシャルの規則を伝えることもできます。例えば、「これはプログラミングに関する一般的な Q&A 用のチャンネルです」、「ここには締結した商談についてのニュースだけを投稿してください。質問やコメントはスレッドを使ってください」などと書き込みます。

2 種類のチャンネルのためのチャンネル情報

チャンネル情報で見分ける

普段使っていないチャンネルにメッセージを投稿する時は、まずチャンネルの情報バナーを確認しましょう。チャンネルに特定分野の専門家が 25 人いるなら、その分野の質問をするのにうってつけの場所になるでしょう。チャンネルに 450 人のメンバーが参加しているなら、適切なキーワードでチャンネル内検索を行い、同じ質問とその回答がすでにあるかどうかを確認してください。

通知の設定を自分に合わせてカスタマイズする

通知設定は定期的に見直しましょう。どの規模の組織にも言えることですが、大きな組織ならなおさらです。たいていの人はチャンネルを 3 つのカテゴリー (緊急/重大、通常、通知なし) に分類しています。通知レベルはすべてのチャンネルに適用することも、チャンネルごとにカスタマイズすることもできます。

私が参加している Slack チームでは、特に重要なチームチャンネルが 2 つあり、すべてのメッセージを通知するように設定しています。スター付きの通常のチャンネルはデフォルト設定のままで、メンバーが私の @username をメンションした時にだけ通知されるようになっています。時々見るだけのチャンネルは、通知なしにしておき、自分のペースで最新のアクティビティまで目を通すようにしています。

プロフィールをフル活用する

毎日やり取りしない人が大勢いる大きな組織では、カスタムユーザープロフィールのフィールドを使うといいでしょう。オフィスの所在地 (グローバル企業では必須) や専門分野などのフィールドを追加し、誰がマネージャーで誰が直属の部下なのかも社員に知らせましょう。

何千人もの人たちと 1 つのチームで働くことにプレッシャーを感じる必要はありません。提案や質問があれば、SlackHQ にツイートしてください。

大企業でどのように Slack が活用されているか、もっと知りたい方は、Slack Enterprise Grid も見てください。

 

Matt Haughey は、数百のチャンネルに参加する 2,000 人ものメンバーが集まる Slack チームの会議に出席し、前回のイベント以来の懇親を新たにはかりました。

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