小規模な組織で Slack をセットアップする

仕事がテキパキできるグループ作りための Matt Haughey のアドバイス

先日、こんなツイートがありました。

科学研究機関ではどんな方法で Slack を使ってリソースを共有したりプロジェクトを追跡すればいいか、という質問を Brady さんからいただきました。その答えは、小さな組織ならほとんどのところで同じように役立つはずです。

Sign with Slack colors around border that says Office Hours Get Better at Slack in Japanese例えば、不動産会社の事務所、会計事務所、タウンペーパーを発行する小さな会社など、10 人くらいのスタッフがいる職場を考えてみてください。みんな別々のプロジェクトに携わりながら、目指すところは同じ。また、遠心分離機であれ、会議室であれ、限られたリソースを共有しています。

私はコンピューターに携わる前の数年間、化学関連の研究機関で働いていました。これから Brady さんの質問に答えていきます。私の回答は、Slack を使う小さなグループのほとんどすべてに応用できると思います。

1. 心の準備をする

まずは、基本から。あなたが Slack の骨組みを把握し、Slack を試してみることにチームの了解が得られたら、ミーティングを開いてチーム全員を集めましょう。Slack チームにすべてのメンバーを招待し、みんながデスクトップアプリとモバイルアプリをダウンロードしてログインしたことを見届けます。チャンネルとダイレクトメッセージの基本的な使い方を確認し、必要な場合はこちらのガイドを参照してください。

2. 骨組みを決める

チームにはいろいろな役割の人がいて、その役割に応じて Salck の使い方も変わってきます。チーム全体にかかわるたくさんのアナウンスを担当する人もいれば、人やリソースの管理、Slack の管理をする人もいれば、ありとあらゆるプロジェクトに携わり、それらの結果を共有する人もいるでしょう。

チームが少人数だからといって、全部のチャンネルに全員を含める必要はありません。逆に全員を含めるのはあまりおすすめできません。様々な役割を考えることで、どのようなチャンネルを作り、それに誰を参加させたらよいかがわかってくるでしょう。

例えばラボの場合、次のような役割分担が考えられます。

  • 教授または主任研究員。顧問の役割を果たします。お知らせを公表したり、チーム全体を監督したり、チーム全員への情報伝達や個人との会話を行います。Slack での対応は、いつもリアルタイムにできるわけではありません。
  • ラボの事務。機器のメンテナンスや備品の注文など、Slack も含めてラボの運営管理全般を担当します
  • 研究員。おそらく一番人数が多いでしょう。ラボ内で大量のデータを収集・分析する仕事を行います。

3. チャンネルの骨組みを決める

チャンネルの命名ルールと骨組みをどのように決めていくか。これは、チームの仕事をスムーズに効率よく進めるための最も重要なポイントの一つです。小規模な組織の場合、プロジェクトごとにチャンネルを作成するといいでしょう。インテグレーションを使って共有リソースの情報をメンバーに伝え、よくある話し合いはトピック別のチャンネルに移動させ、仕事以外のチャンネルもいくつか別に設けておきます。

先ほどから例として挙げている仮想のラボグループには、次の方法が考えられます。

  • 「#general を #「#announcements 変更します。教授やアドバイザーには、一斉送信メールではなく、このチャンネルに最新情報を投稿してもらうようにお願いしましょう。あるいは、Slack 管理者だけが投稿できる設定にして、ディスカッションは他のチャンネルで行うようにすることもできます。そうすれば、最も重要な情報だけがある見やすいチャンネルになります。
  • 各プロジェクトのチャンネルを作成する時は、共通のプレフィックスを付けると、チャンネル一覧から見つけやすくなります。研究員には、データ、結果、写真、図、グラフを、それぞれ対応するプロジェクトのチャンネルにアップロードしてもらいます。データや調査結果についてのディスカッションも、このプロジェクトチャンネルで行います。このようにすれば、6 か月前のデータが入ったスプレッドシートが急に必要になった、という場合でも、どこを探したらいいか迷うことはないでしょう。新しい研究員がチームに加わったら、対応するプロジェクトチャンネルに追加し、上にスクロールして履歴を読んでもらってプロジェクトのこれまでの流れを把握してもらうことができます。

小規模な研究チームのチャンネルリストの例

  • #meetings」チャンネルは、会議のメモをポストとして投稿し、過去の会議で未解決だったトピックについて話し合うのにぴったりです。
  • 重要な全体会議用の Google カレンダーを作り、そのカレンダーと「#通知」チャンネルを連携させ、イベントの 15 分前に全員にアラートで知らせるようにします。組織全体や部門内のカレンダーについても同じように設定するといいでしょう。
  • 機器の管理用に共有の Google カレンダーを作成し、機器が必要な時はその期間の予定を入力して機器に対応したイベントタイトルを付けるようにラボのメンバー全員に依頼します。ラボ内の共有リソースのための#ラボ ャンネルを作成し、ラボのスタッフに管理してもらいます。Google カレンダーとそのチャンネルを連携させ、毎朝 9 時に投稿するようにスケジュールを設定します。カレンダーにリンクしているメッセージをピン留めすれば、他のメンバーが簡単に気づいて新しい予定を入力することができます。

    共有の機器カレンダーからの典型的な朝の更新情報

  • 「#lab ャンネルを使って、研究に必要な備品をラボのスタッフに依頼することもできます。チームのメンバー全員が参照できるようにしておけば、例えばアルゴンガスタンクをすでに注文した人がいることを他のメンバーが把握できます。
  • ちょっと息抜き: 雑談には #random を使いましょう。仕事の息抜き用に「#スポーツ」「#映画」「#音楽」 いった別途のチャンネルを作っておくのもいいかもしれません。

4. アプリとインテグレーション

Slack の App ディレクトリを検索し、グループのお気に入りのアプリに対応したインテグレーションがあるかどうか確認してみましょう。見つかったら、Slack チームとアプリを連携させます。

ラボのメンバー全員が Google ドキュメントで下書きを書いているなら、Google ドライブと Slack を連携させましょう。Google ドキュメントへのリンクが Slack に投稿されると、そのコンテンツが自動で検索用にインデックスされます。これは Google スプレッドシート、Google スライド、データの記載された PDF の場合も同じです。同様に、Dropbox や Box で共有するプロジェクトファイルのコンテンツもSlack で検索できます。コードの記述が関係する実験なら、GitHub と Slack を連携させ、ソフトウェアにいつ変更が加えられたかをプロジェクトのメンバー全員が把握できるようにするといいでしょう。Asana や Trello でプロジェクトをトラッキングしている場合は、新しいアイテムや変更が加えられたら Asana や Trello アプリから Slack に通知が届くように連携させることもできます。

5.リマインダーで時間を有効に

Slack の /remind 機能は、個人的なアラートやチャンネルへのアラートを決まった時間に投稿するのにぴったりです。小さな組織ならこの機能を使って、週 1 回の定例会議のリマインダーをメインチャンネルに送ったり、毎日の朝礼で短期目標をシェアするのもいいかもしれません。

ラボで使う場合、例えば標本を実験装置から取り外す日時をタイマーでプロジェクトチャンネルに設定しておけば、機器をいつ使い終わるかを他のメンバーに知らせることができます。さらに、

/remind me "明日 11 時にサンプル瓶を加圧滅菌器で処理する"自分宛ての備忘録を設定しておくこともできるでしょう。

ひらめき体験

これで、小さな組織にも使いやすく、よく考えられた骨組みの Slack チームができました。チャンネルを使って、メールの件数を減らしながら、組織全体で情報をシェアできるようになります。共有リソースがいつ使用されるのかをグループ全員が把握でき、必要に応じて備品を依頼することもできます。チームメンバーはプロジェクトチャンネルでデータや調査結果について話し合い、アドバイザーは複数のプロジェクトにさっと目を通すだけで、会議を招集することなくメンバー全員が何をしているかをいつでも把握できます。

もちろん、これらのアドバイスは必要に合わせて自由に変えてください。小規模チームの運営に Slack を活用 (そして、きちんと整理!) する方法について、皆さんにこの記事を役立てていただけたらとても嬉しいです。

投稿者紹介: Matt Haughey は、一般家庭の庭をはるかに超えた土壌化学の大学院学位を取得しています。今の仕事とはまったく関係ないのですが…。

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