Administración de Slack a gran escala: cómo implementar canales compartidos para tu organización

Consejos para administradores destinados a ayudar a conectar sus equipos con agencias, clientes y proveedores en Slack

Admin holding a key that opens locks on Slack
Image Credit: Skinny Ships

Como administrador de Slack, ya has comenzado a impulsar la productividad de los equipos internos. Ahora, puedes aportar ese mismo impulso al trabajo que hacen tus equipos con las organizaciones externas, gracias al lanzamiento de la función de canales compartidos para todos los planes de pago de Slack.

Los canales compartidos funcionan igual que los canales regulares de Slack, solo que conectan dos organizaciones. Cada parte se une desde su propio espacio de trabajo de Slack. A partir de ahí, todos los miembros pueden compartir archivos, mantener informados a los compañeros de trabajo y tomar decisiones rápidamente, tal como lo hacen con los equipos internos.

Supongamos que tu empresa está experimentando un problema con un producto de software. Si configuras un canal compartido con tus proveedores, puedes colaborar rápidamente con ellos para resolverlo, directamente en Slack. Este tipo de coordinación en tiempo real hace que el trabajo se realice más rápido y, con ello, evita que tu equipo cambie de contexto entre bandejas de entrada y aplicaciones, mantiene a todo el mundo en sintonía y resguarda toda la información de la empresa.

Ahora que sabes por qué podrías querer usar los canales compartidos, esto es lo que todo administrador necesita saber sobre cómo crearlos y administrarlos.

Redacta tu política interna

Quizá ya uses cuentas de invitado para profesionales independientes, pasantes o cualquier persona que necesite acceso limitado a Slack. Los canales compartidos, por otro lado, son ideales para colaborar con dos o más personas de otra empresa, en especial, porque los miembros de ambas empresas pueden agregar compañeros de trabajo a medida que el proyecto se amplía, sin necesidad de que intervenga un administrador.

Para asegurarte de que todos los miembros de tu equipo sepan cuándo, por qué y cómo solicitar un canal compartido, envía un aviso a toda la empresa en Slack.

No se trata solo de jugar al agente de tránsito y publicar instrucciones. También es una buena oportunidad para resaltar las ventajas de los canales compartidos, junto con algunos ejemplos de uso para crearlos. Por ejemplo, podrías recomendar que el equipo de ventas solicite un canal compartido con cada nuevo cliente una vez que se firma el acuerdo de confidencialidad.

Inicia un canal para clasificar por prioridad las solicitudes de canales compartidos

De forma similar a lo que hemos comentado anteriormente para las solicitudes de invitados, los administradores deberían crear y dar a conocer un canal exclusivo para reunir todas las solicitudes de canales compartidos. De esta manera, los miembros no perderán tiempo buscando instrucciones en su espacio de trabajo, y cada administrador tendrá visibilidad sobre el proceso de solicitudes. Sigue las convenciones de nomenclatura de canales de tu organización; por ejemplo, #porfavor-canales-compartidos o #ayuda-canales-compartidos.

Fija una nota breve en ese canal que explique lo siguiente:

  • Qué incluir en cada solicitud, como el nombre de la organización asociada, la información de contacto, el nombre del proyecto y la duración prevista
  • Dónde encontrar (o cómo obtener) un acuerdo de confidencialidad firmado por un socio; por ejemplo, Consultar en #ayuda-legal
  • Cómo trabajar en canales compartidos, específicamente qué no se debe publicar (contraseñas, información personal, noticias de próximos lanzamientos o victorias comerciales, etc.)

Cómo crear un canal compartido

Para cada solicitud de canal compartido, necesitarás la URL del espacio de trabajo Slack de la otra organización y la dirección de correo electrónico de un propietario o un administrador de ese espacio de trabajo. Una vez que la organización acepte tu invitación, se unirá al canal y los equipos de ambas partes podrán comenzar a trabajar juntos de inmediato.

En los canales compartidos, cada organización puede personalizar el nombre del canal para su espacio de trabajo. Por ejemplo, la Empresa A puede denominar su canal compartido #campaña-otoño-2019, mientras que, por su parte, la Empresa B puede llamarlo #cuentas-empresa-a.

Al igual que los nombres de canal, los canales compartidos pueden tener diferentes ajustes de privacidad para cada organización. Estos controles significan que cada empresa puede elegir el nombre del canal y la visibilidad adecuada para cada una.

Consejo rápido: usa reglas para nombrar los canales compartidos

Para que quede claro con qué organización está trabajando tu equipo, considera adoptar una convención para nombrar los canales compartidos que requiera incluir ambas partes o el nombre del proyecto; por ejemplo, #colab-ficciones-prototipos o #campaña-slack-ficciones.

Cómo administrar canales compartidos

Para los propietarios y administradores de Enterprise Grid, un nuevo panel en el nivel de organización te brinda visibilidad de todas las organizaciones externas conectadas con la tuya.

En esta pantalla, puedes ver cuántos canales compartes con cada socio y en qué espacios de trabajo están los canales. En este panel también puedes dejar de compartir canales con una organización si ya no trabajan juntas.

¿Necesitas permitir que otros miembros tengan la capacidad de crear, editar, desconectar o archivar canales compartidos? Puedes otorgar estos permisos en “¿Quién puede compartir canales con organizaciones externas?”, en la pestaña Ajustes > Administración de canales del panel de Enterprise Grid.

Consejo rápido: mantén activos los mensajes directos después de que se cierre un canal compartido

Cuando dejas de compartir un canal, los mensajes directos con los miembros de la otra organización permanecerán activos a menos que los desconectes explícitamente. Si deseas desconectar el acceso a los mensajes directos, puedes hacerlo desde el panel de administración.

¿Eres administrador de un plan Estándar o Plus de Slack? El panel de administración es el lugar donde administrar los canales compartidos. Aquí puedes ver qué organizaciones comparten canales con la tuya, así como desconectarlos si es necesario.

Consejos para trabajar en canales compartidos

Una vez que los propietarios o administradores de organizaciones de ambas empresas hayan aprobado un canal compartido, es hora de que todos puedan ponerse a trabajar. Al unirte a un canal compartido, verás el nombre de la organización a la que estás conectado justo encima de la entrada de mensajes para recordarte que estás trabajando con una organización externa.

Es conveniente compartir un conjunto de prácticas recomendadas con la organización a la que te conectas cuando se inicie el proyecto. Esto podría incluir:

  • Acuerdos de nivel de servicio para tiempos de respuesta, que deben tener en cuenta las zonas horarias y cualquier diferencia que las organizaciones puedan tener en las horas de trabajo
  • Prácticas recomendadas respecto del uso de la opción No molestar para informar sobre la disponibilidad
  • Un glosario de las reacciones emoji que usa tu equipo y cómo debe interpretarlas el otro equipo (por ejemplo, 👀 cuando se revisa una solicitud y un ✅ cuando se aprueba un recurso)
  • Reglas de etiqueta esperadas para notificaciones e hilos, lo que puede ayudar reducir las distracciones del canal al mínimo y mantener las conversaciones centradas

Una vez compartida esta nota, fíjala con un pin al canal para que resulte fácil encontrarla. Los miembros de ambas organizaciones pueden agregar a otras personas al canal mientras dure el proyecto. Además, fijar esta guía con un pin ayuda a que esas personas se pongan al día rápidamente.

Los canales compartidos aportan todas las ventajas de Slack al trabajo que realiza tu equipo con organizaciones externas. Al igual que con los canales que ya usas, todos los archivos, conversaciones y contenidos que tú y tus socios necesitan están en un lugar específico. Eso hace que los canales compartidos sean una forma más productiva de trabajar para ambas organizaciones.

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