Bedarfsgerechte Verwaltung von Slack: Geteilte Channels

Tipps für AdministratorInnen, um ihre Teams mit Agenturen, KundInnen und DienstleisterInnen in Slack zu verbinden

Admin holding a key that opens locks on Slack
Image Credit: Skinny Ships

Als Slack-AdministratorIn steigerst du bereits die Produktivität interner Teams. Mit der Einführung von Geteilten Channels für alle bezahlten Slack-Pläne kannst du ab heute auch die Arbeit deiner Teams mit externen Organisationen beschleunigen.

Geteilte Channels funktionieren genau wie normale Slack-Channels, erstrecken sich aber über zwei Organisationen. Jede Seite tritt dabei über ihren eigenen Slack-Workspace bei. Von dort aus können alle Beteiligten Dateien austauschen, MitarbeiterInnen einbeziehen und schnell Entscheidungen treffen, genau wie in internen Teams.

Angenommen, dein Unternehmen hat ein Problem mit einem Software-Produkt. Wenn du einen Geteilten Channel mit mit den Software-Anbietern einrichtest, kannst du schnell mit ihnen zusammenarbeiten, um das Problem zu lösen – direkt in Slack. Mit dieser Art der Echtzeit-Koordination lässt sich die Arbeit schneller erledigen, wodurch dein Team nicht mehr zwischen Posteingängen und Apps wechseln muss und alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben.

Jetzt weißt du also, warum es sich lohnt, Geteilte Channels einzusetzen. Im Folgenden erläutern wir, was jede/r AdministratorIn über die Erstellung und Verwaltung von Channels wissen sollte.

Verfassen deiner internen Richtlinien

Möglicherweise nutzt du bereits Gast-Accounts für FreelancerInnen, PraktikantInnen oder alle, die einen eingeschränkten Zugriff auf Slack benötigen. Geteilte Channels sind hingegen ideal für die Zusammenarbeit mit zwei oder mehr Personen aus einem anderen Unternehmen – vor allem, weil Mitglieder beider Seiten MitarbeiterInnen im Verlauf des Projekts hinzufügen können, ohne dafür eine/n AdministratorIn hinzuziehen zu müssen.

Damit sichergestellt ist, dass alle in deinem Team wissen, wann, warum und wie sie einen Geteilten Channel anfordern können, solltest du eine unternehmensweite Mitteilung in Slack versenden.

Es geht hier nicht nur darum, Verkehrspolizist zu spielen und Anweisungen zu veröffentlichen. Es ist vielmehr eine gute Gelegenheit, die Vorteile von Geteilten Channels sowie einen oder mehrere Anwendungsfälle für deren Erstellung hervorzuheben. Beispielsweise kannst du deinem Vertriebs-Team empfehlen, für jeden neuen Kunden-Account einen Geteilten Channel anzufordern, sobald eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnet wurde.

Starte einen Channel, um Anfragen für Geteilte Channels zu triagieren

Ähnlich wie wir es bereits zuvor für Gastanfragen erläutert haben, sollten AdministratorInnen einen eigenen Channel erstellen und veröffentlichen, um alle Anfragen nach Geteilten Channels zu sammeln. Auf diese Weise verbringen deine Mitglieder keine wertvolle Zeit damit, ihren Workspace nach Anweisungen zu durchsuchen. Zudem wird dadurch jede/r AdministratorIn Einblick in die Anfrage-Pipeline erhalten. Befolge bei der Erstellung des Channels die Namenskonventionen deines Unternehmens, z.B. #anfrage-geteilte-channels oder #hilfe-geteilte-channels.

Pinne einen kurzen Hinweis in diesem Channel, der Folgendes erklärt:

  • Was in jeder Anfrage enthalten sein soll, wie Name der Partnerorganisation, Kontaktinformationen, Projektname und voraussichtliche Dauer
  • Wo man eine unterschriebene NDA von einer Partnerorganisation findet oder wie man sie erhält. Zum Beispiel: Mehr Infos in #hilfe-rechtliches
  • Wie man in Geteilten Channels arbeitet, insbesondere was nicht veröffentlicht werden soll (Passwörter, persönliche Informationen, Nachrichten über bevorstehende Releases oder Geschäftsabschlüsse usw.)

Geteilte Channels erstellen

Für jede Anforderung eines Geteilten Channels benötigst du die URL des Slack-Workspace der anderen Organisation und die E-Mail-Adresse von einem/r InhaberIn oder AdministratorIn dieses Workspace. Sobald sie deine Einladung angenommen haben, werden sie dem Channel beitreten und deine Teams können sofort mit der Zusammenarbeit beginnen.

In Geteilten Channels kann jedes Unternehmen den Channel-Namen für seinen Workspace anpassen. So kann beispielsweise Unternehmen A seinen geteilten Channel #2019-herbst-kampagne nennen, während Unternehmen B ihn #accounts-unternehmen-a nennen kann.

Genau wie Channel-Namen können Geteilte Channels auch unterschiedliche Datenschutzeinstellungen für jedes Unternehmen haben. Diese Optionen ermöglichen es jeder Seite, einen Channel-Namen und eine für sie passende Sichtbarkeit auszuwählen.

Quick-Tipp: Namenskonventionen für Geteilte Channels

Damit deutlich gemacht wird, mit welcher Organisation dein Team zusammenarbeitet, solltest du die Einführung einer Namenskonvention für Geteilte Channels in Betracht ziehen, die beide Parteien oder den Projektnamen beinhaltet, z. B. #fiktion-abc-kollab oder #slack-fiktion-kampagne.

Geteilte Channels verwalten

Für InhaberInnen und AdministratorInnen von Organisationen auf Enterprise Grid bietet ein neues Dashboard auf Organisationsebene Einblick in alle externen Organisationen, die mit der eigenen Organisation verbunden sind.

Auf diesem Bildschirm kannst du sehen, wie viele Channels du mit jeder Partnerorganisation teilst und in welchen Workspaces sich die Channels befinden. Dieses Dashboard ist auch der richtige Ort, um die gemeinsame Nutzung von Channels mit einem Unternehmen zu beenden, wenn du die Zusammenarbeit einstellst.

Möchtest du anderen Mitgliedern die Möglichkeit geben, Geteilte Channels zu erstellen, zu bearbeiten, zu trennen oder zu archivieren? Diese Berechtigungen kannst du im Grid-Dashboard unter „Wer kann Channels mit externen Organisationen teilen?“ auf dem Tab Einstellungen > Channel-Verwaltung vergeben.

Quick-Tipp: Erlaube weiterhin Direktnachrichten, nachdem ein Geteilter Channel geschlossen wurde

Wenn du das Teilen eines Channels einstellst, können deine Team-Mitglieder weiterhin DMs mit Mitgliedern der anderen Organisation austauschen, es sei denn, die Verbindung wird ausdrücklich getrennt. Wenn du den DM-Zugang trennen möchtest, kannst du dies über das Administrator-Dashboard tun.

Bist du AdministratorIn auf einem Standard- oder Plus-Plan von Slack? Das Administrator-Dashboard ist deine Anlaufstelle für die Verwaltung Geteilter Channels. Hier kannst du sehen, welche Unternehmen Channels mit deinem eigenen teilen und diese bei Bedarf trennen.

Tipps zum Arbeiten in Geteilten Channels

Sobald InhaberInnen oder AdministratorInnen von Organisationen beider Seiten einen Geteilten Channel genehmigt haben, ist es an der Zeit, dass alle an die Arbeit gehen. Wenn du einem Geteilten Channel beitrittst, wird der Name der verbundenen Organisation direkt über der Nachrichteneingabe angezeigt, um dich daran zu erinnern, dass du mit einer externen Organisation zusammenarbeitest.

Wir empfehlen, bei Aufnahme des Projekts verschiedene Best Practices mit der verbundenen Organisation zu teilen. Diese können zum Beispiel Folgendes beinhalten:

  • SLAs für Reaktionszeiten, die Zeitzonen und eventuelle Unterschiede bei den Arbeitszeiten berücksichtigen
  • Best Practices für die Verwendung von „Bitte nicht stören“ zur Vermittlung der Verfügbarkeit
  • Ein Glossar der von deinem Team verwendeten Emoji-Reaktionen und wie das andere Team sie interpretieren sollte (z. B. 👀, wenn eine Anfrage geprüft wird, und ein ✅, wenn eine Anfrage genehmigt wird)
  • Erwartete Etikette für Benachrichtigungen und Threads, die dazu beitragen können, den Hintergrundlärm im Channel auf ein Minimum zu reduzieren und Gespräche zu fokussieren

Sobald dieser Hinweis geteilt wurde, solltest du ihn zur einfachen Referenz im Channel anpinnen. Mitglieder aus beiden Organisationen können während der Laufzeit deines Projekts weitere Mitglieder zum Channel hinzufügen. Das Pinnen dieses Leitfadens hilft diesen neuen Mitgliedern, sich schnell auf den aktuellsten Stand zu bringen.

Geteilte Channels bringen alle Vorteile von Slack in die Arbeit deines Teams mit externen Unternehmen ein. Wie bei den bereits von dir genutzten Channels befinden sich alle Dateien, Unterhaltungen und Zusammenhänge, die du und deine Partnerorganisation benötigen, an einem einzigen Ort. Geteilte Channels sind deshalb eine tolle Möglichkeit, damit beide Unternehmen produktiver arbeiten können.

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