Cinq nouveaux modèles pour organiser le travail à distance

Gardez vos équipes productives et connectées avec ces modèles d’automatisation des tâches quotidiennes (réunions, validations, etc.)

Image Credit: Giacamo Bagnara

Cet article contient des liens vers d’autres articles, dont la plupart ne sont disponibles qu’en anglais.

La situation actuelle, qui affecte nos vies professionnelles et privées, échappe à notre contrôle. Néanmoins, nous pouvons réorganiser le travail tout en préservant la santé et la sécurité de nos équipes (nous savons de quoi nous parlons, puisque nous avons dû le faire nous-mêmes).

C’est pourquoi nous avons conçu cinq nouveaux templates dans notre générateur de flux de travail, un outil visuel permettant à chaque utilisateur de Slack d’automatiser les tâches du quotidien. Ces modèles ont été pensés dans le but de fluidifier le télétravail, que ce soit pour rationaliser les demandes ou collecter les retours d’expérience.

Dans le même esprit, nous venons également de lancer une version optimisée de Slack. Vous pouvez personnaliser les flux de travail dans chaque canal en cliquant sur l’icône en forme d’éclair située dans l’angle inférieur gauche de votre zone de message.

Find a channel's custom workflow in Slack's new shortcuts menu, marked by the lightning bolt icon on the left hand side of the message box.

1. Informez vos collaborateurs de votre statut

Comme chaque personne travaille dans un endroit différent, que ce soit sur le canapé du salon ou depuis un autre fuseau horaire, cela permet de tenir vos collègues informés sans les surcharger de notifications. Avec ce flux de travail, en remplissant une simple case, chaque collaborateur indique son lieu de travail à ses collègues. L’outil envoie automatiquement la réponse de chacun dans le canal, ce qui permet aux membres de l’équipe et aux responsables de suivre le statut de chacun.

Télécharger le modèle de mise à jour de statut

2. Validez les demandes rapidement

Le classement et la validation des demandes peuvent vite devenir fastidieuses, même au bureau. Ce modèle de flux de travail est personnalisable, pour que vous puissiez facilement suivre et valider les demandes des employés, comme des notes de frais ou des déplacements. Vous avez mis en place une nouvelle méthode de traitement des demandes et devez mettre à jour votre template ? Vous pouvez modifier votre flux de travail en quelques clics.

Télécharger le modèle de validation des demandes

3. Rappelez à votre équipe de faire des pauses

Le télétravail a tendance à brouiller la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Sans vous en rendre compte, vous pouvez vite vous retrouver à travailler pendant des heures sur le canapé, voire tout bonnement oublier de déjeuner.

Ce modèle envoie à vos équipes des rappels afin d’adopter un quotidien équilibré : faire des étirements, boire de l’eau ou se dégourdir les jambes. Chaque jour, à une heure précise, un message est publié dans le canal de votre choix, afin que vos équipes n’oublient pas de faire une pause ou de pratiquer une activité physique. (Vous aussi, vous travaillez depuis plusieurs heures sans interruption ? N’oubliez pas de faire une pause !)

Télécharger le modèle de rappels automatiques « santé »

4. Organisez des points d’équipe quotidiens dans un canal

Dans le cadre du télétravail, les points d’équipe sont indispensables pour coordonner les équipes. Plutôt que d’organiser des visioconférences pour définir les priorités et lister les difficultés, nous avons conçu un modèle qui permet de faire des points d’équipe quotidiens dans Slack.

Utilisez ce modèle pour envoyer un rappel journalier à une équipe ou un groupe de projet, afin que les membres publient une mise à jour de leur travail. Incitez vos collègues à poster leurs réponses dans un fil de discussion afin de ne pas polluer vos canaux. Ces points écrits journaliser vous offrent par ailleurs un historique dans lequel vous pouvez consulter les tâches attribuées à chaque collaborateur, et éviter ainsi les doublons. Autant d’aspects essentiels pour réussir son passage au télétravail.

Obtenir votre modèle de point d’équipe quotidien

5. Collectez les retours d’expérience sans organiser de réunion

En télétravail, il peut être difficile de demander à vos collaborateurs de vous faire un retour sur les projets en cours. Grâce à ce flux de travail, les équipes peuvent recueillir les retours d’expérience en temps réel, ce qui évite souvent d’organiser des réunions surnuméraires.

C’est tout simple, il suffit de paramétrer votre flux de travail en quelques clics. Quand un collaborateur réagit à un message avec un émoji que vous aurez prédéfini ensemble, il reçoit un formulaire pour partager son retour d’expérience. Une fois le formulaire envoyé, il recevra automatiquement les réponses dans ses messages directs. Essayez ce flux de travail si vous souhaitez collecter des retours sur une présentation, un blog ou un design produit.

Obtenir mon template avis et retours d’expérience

Slack sur Slack : des modèles adaptés au télétravail et utilisés par les équipes de Slack

  1. Définissez des heures de travail : Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas au bureau que vous ne pouvez pas définir vos horaires de présence. Un canal Slack et un flux de travail suffisent. Notre équipe d’analyse de données a créé une fonctionnalité lui permettant de répondre efficacement aux questions venant des autres services. Dans le menu des raccourcis  d’un canal (icône éclair située dans l’angle inférieur gauche de la zone de message), les membres peuvent poser des questions à l’aide d’un formulaire. Une fois le formulaire envoyé, les questions sont publiées dans le canal où un membre de l’équipe d’analyse des données est en mesure de traiter la question et d’y répondre directement. Le canal devient une base de connaissance indexée et constamment mise à jour en fonction des questions des utilisateurs. Veillez à rappeler aux membres du canal de la consulter avant de publier de nouvelles questions. 
  2. Gardez un contact visuel : Le télétravail n’implique pas de sacrifier l’esprit d’équipe. Pour garder le contact, notre équipe marketing utilise un rappel programmé qui invite quotidiennement les collaborateurs à publier une photo amusante avec une légende. Nous voyons passer beaucoup de photos de chiens et de chats, et ça nous va très bien ! 
  3. Partagez les remarques faites en réunion : Vous avez manqué une discussion Zoom ? Notre équipe technique a créé un flux de travail qui collecte les notes de réunion, puis les partage automatiquement avec les membres du canal. La visibilité est plus que jamais primordiale. Grâce à ce flux de travail, les collaborateurs situés sur des fuseaux horaires différents, et les personnes rejoignant l’équipe plus tard, pourront toujours à des informations complètes.

Vous envisagez de concevoir des flux de travail adaptés au télétravail ou souhaitez simplement en savoir plus ? Visionnez à la demande notre conférence en ligne diffusée le 25 mars 2020 (en anglais). Nous y abordons les fondamentaux pour se lancer, puis personnalisons un template adapté au télétravail et publions le flux de travail en direct.

Le générateur de flux de travail est disponible pour tous les clients disposant d’un forfait payant Slack. Vous voulez plus d’idées et de modèles ? D’autres flux de travail prédéfinis et personnalisables en quelques clics sont disponibles.

Afin de vous accompagner dans votre transition vers le télétravail, nous proposons une série de conférences en ligne dédiées cette semaine. Vous pourrez profiter de sessions en direct et poser toutes vos questions. Cliquez ici pour en savoir plus et vous inscrire. N’hésitez pas à nous appeler si vous souhaitez recevoir une aide personnalisée pour utiliser Slack avec votre équipe récemment passée en télétravail. Cliquez ici pour programmer un créneau horaire.

A photo illustration by Slack to accompany piece on remote work
Travailler à distance dans Slack

Les bonnes méthodes, conseils et astuces pour optimiser le travail grâce à la messagerie par canaux, où que vous soyez.

En savoir plus

About Slack

Slack has transformed business communication. It's the leading channel-based messaging platform, used by millions to align their teams, unify their systems, and drive their businesses forward. Only Slack offers a secure, enterprise-grade environment that can scale with the largest companies in the world. It is a new layer of the business technology stack where people can work together more effectively, connect all their other software tools and services, and find the information they need to do their best work. Slack is where work happens.