Cómo gestionar Slack a gran escala: implementación de canales compartidos para tu organización

Consejos para administradores para ayudar a conectar sus equipos con agencias, clientes y proveedores en Slack

Shared channels tips for admins
Image Credit: Skinny Ships

Como administrador de Slack, ya estás impulsando la productividad de los equipos internos. Hoy en día, puedes aportar ese mismo impulso al trabajo que hacen tus equipos con organizaciones externas gracias al lanzamiento de los canales compartidos en todos los planes de pago de Slack.

Los canales compartidos funcionan igual que los típicos canales de Slack, pero abarcan dos organizaciones. Cada lado se une desde su propio espacio de trabajo de Slack. A partir de ahí, todos pueden compartir archivos, mantener al tanto a los compañeros de trabajo y tomar decisiones rápidamente, tal como lo hacen con los equipos internos.

Pongamos que tu empresa está teniendo un problema con un producto de software. Si configuras un canal compartido con los proveedores, puedes colaborar rápidamente con ellos para resolver el problema, directamente en Slack. Este tipo de coordinación en tiempo real hace que el trabajo se haga más rápido, evita que tu equipo cambie de contexto entre bandejas de entrada y aplicaciones, todo el mundo está al corriente de lo que pasa y toda la información de la empresa se mantiene segura.

Ahora que sabes por qué podrías querer usar los canales compartidos, esto es lo que todo administrador debe saber sobre cómo crearlos y gestionarlos.

Elabora tu política interna

Puede que ya utilices cuentas de invitado para autónomos, becarios o cualquier persona que necesite acceso limitado a Slack. Los canales compartidos, por otro lado, son ideales para colaborar con dos o más personas de otra compañía, sobre todo porque los miembros de ambos lados pueden añadir compañeros de trabajo a medida que crezca el proyecto sin necesidad de involucrar a un administrador.

Para asegurarte de que todos en tu equipo sepan cuándo, por qué y cómo solicitar un canal compartido, envía un aviso a toda la empresa en Slack.

No se trata solo de adoptar el papel de guardia de tráfico y publicar instrucciones. También es una buena oportunidad para destacar las ventajas de los canales compartidos, junto con uno o más casos de uso para crearlos. Por ejemplo, puedes recomendar que tu equipo de ventas solicite un canal compartido con cada nuevo cliente una vez firmado el acuerdo de confidencialidad.

Cómo iniciar un canal para clasificar y priorizar las solicitudes de canales compartidos

De forma similar a lo que hemos comentado anteriormente para las solicitudes de invitados, los administradores deberían crear y publicitar un canal específico para reunir todas las solicitudes de canales compartidos. De esta manera, los miembros no malgastarán tiempo buscando instrucciones en su espacio de trabajo y cada administrador puede consultar el estado del proceso de solicitudes. Sigue las convenciones para nombrar canales de tu organización, por ejemplo, #porfavor-canales-compartidos o #ayuda-canales-compartidos.

Fija con una chincheta a este canal una breve nota que explique:

  • Qué incluir en cada solicitud, como el nombre de la organización asociada, la información de contacto, el nombre del proyecto y la duración esperada.
  • Dónde encontrar, o cómo obtener, un acuerdo de confidencialidad firmado por un socio, por ejemplo, Consultar #ayuda-legal.
  • Cómo trabajar en canales compartidos, específicamente qué no publicar (contraseñas, información personal, noticias de próximos lanzamientos o ganancias comerciales, etc.).

Cómo se crea un canal compartido

Para cada solicitud de canal compartido, necesitarás la URL del espacio de trabajo de Slack de la otra organización y la dirección de correo electrónico de un propietario o administrador de ese espacio de trabajo. Una vez que acepten tu invitación, se unirán al canal y tus equipos podrán comenzar a trabajar juntos de inmediato.

En los canales compartidos, cada organización puede personalizar el nombre del canal para su espacio de trabajo. Por ejemplo, la Empresa A puede llamar a su canal compartido #campaña-otoño-2019, mientras que, por su parte, la Empresa B puede nombrarlo #contabilidad-empresa-a.

Al igual que los nombres de los canales, los canales compartidos pueden tener diferentes ajustes de privacidad para cada organización. Estos controles significan que cada empresa puede elegir el nombre del canal y la visibilidad más adecuada para cada una.

Consejo rápido: utiliza convenciones para nombrar los canales compartidos

Para que quede claro con qué organización está trabajando tu equipo, considera adoptar una convención para nombrar los canales compartidos que inste a incluir el nombre de ambas o el nombre del proyecto, por ejemplo, #colab-ficciones-sociedad o #campaña-slack-ficciones.

Cómo gestionar canales compartidos

Para los propietarios y administradores de Enterprise Grid, el nuevo panel a nivel de organización ofrece visibilidad a todas las organizaciones externas conectadas con la tuya.

En esta pantalla puedes ver cuántos canales estás compartiendo con cada socio y en qué espacios de trabajo están los canales. Este panel también es donde puedes dejar de compartir canales con una organización si ya no trabajáis juntos.

¿Necesitas permitir que otros miembros tengan la capacidad de crear, editar, desconectar o archivar canales compartidos? Puedes conceder estos permisos en “¿Quiénes pueden compartir canales con organizaciones externas?” en la pestaña Configuración > Administración de canales del panel de administración de Enterprise Grid.

Consejo rápido: mantén abiertos los mensajes directos después de cerrar un canal compartido

Cuando dejas de compartir un canal, los mensajes directos con miembros de la otra organización permanecerán abiertos a menos que los desconectes explícitamente. Si quieres desconectar el acceso a los mensajes directos, puedes hacerlo desde el panel de administración.

¿Eres administrador de un plan Estándar o Plus de Slack? El panel de administración es el punto donde puedes gestionar los canales compartidos. Aquí puedes ver qué organizaciones comparten canales con la tuya, así como desconectarlos si es necesario.

Consejos para trabajar en canales compartidos

Una vez que los propietarios o administradores de las organizaciones de ambos lados hayan aprobado un canal compartido, es hora de que todos puedan ponerse a trabajar. Al acceder a un canal compartido, verás el nombre de la organización con la que estás conectando justo encima de la entrada de mensaje para recordarte que estás trabajando con una organización externa.

Recomendamos compartir un conjunto de mejores prácticas con la organización con la que estás conectando al iniciar el proyecto. En él se podría incluir:

  • ANS para los tiempos de respuesta, que deben tener en cuenta las zonas horarias y cualquier diferencia que las organizaciones puedan tener en las horas de trabajo.
  • Mejores prácticas a la hora de usar No molestar para transmitir la disponibilidad.
  • Un glosario de las reacciones emoji que usa tu equipo y cómo debe interpretarlas el otro equipo (por ejemplo, 👀 cuando se revisa una solicitud y ✅ cuando se aprueba un activo).
  • Protocolo esperado para las notificaciones y los hilos de la conversación, que puede ayudar a mantener el ruido del canal al mínimo y a centrar las conversaciones.

Una vez compartida esta nota, puedes fijarla con una chincheta al canal para que sea fácil encontrarla. Los miembros de las dos organizaciones pueden añadir otras personas al canal mientras dure el proyecto y fijar esta guía con una chincheta ayuda a que esas personas se pongan al día rápidamente.

Los canales compartidos aportan todas las ventajas de Slack al trabajo que realiza tu equipo con organizaciones externas. Al igual que con los canales que ya usas, todos los archivos, conversaciones y contexto que tú y tus socios necesitáis están en un lugar exclusivo. Eso hace que los canales compartidos sean una forma más productiva de trabajar para ambas organizaciones.

Slack is the collaboration hub, where the right people are always in the loop and key information is always at their fingertips. Teamwork in Slack happens in channels — searchable conversations that keep work organized and teams better connected.