De l’Arizona au tout numérique : la refonte digitale de notre plus grand événement annuel

Assurer la sécurité de son équipe est essentiel. Voilà comment nous avons réorganisé notre événement annuel face au COVID-19.

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C’était le 7 novembre 2019. J’avais hâte de partager avec l’ensemble de l’entreprise la date officielle de notre Global Sales Offsite (GSO) 2020.

C’est un événement majeur pour Slack. À cette occasion, toute l’équipe du service commercial et de la relation client se retrouve pour échanger des informations essentielles et s’accorder sur une stratégie commune afin de booster la réussite et la croissance de l’entreprise. C’est un événement qui me passionne. Pour certains collègues, c’est un peu comme si j’organisais mon propre mariage ! Je m’investis totalement dans sa planification et je fais tout mon possible pour que chaque participant en ait une expérience agréable.

Bien plus qu’un simple événement, c’est l’occasion de former, de motiver, et par-dessus tout, d’être reconnaissant envers ses équipes. J’ai hâte de remercier chacun pour sa contribution et les efforts fournis, de fêter les réussites individuelles et collectives. Au-delà de ça, c’est un peu magique de réunir nos équipes du monde entier.

Group picture of Slack employees

Nous étions donc loin de nous douter que fin février, toute l’organisation de cet événement prévu à Phoenix, en Arizona, allait être remise en question. Le coronavirus a entraîné une crise sanitaire mondiale. Dans ce contexte, la santé et la sécurité passent évidemment bien avant les discours d’intervenants du GSO. Nous avons suivi de près les événements, en prenant bien soin de maintenir nos équipes et partenaires informés via le canal Slack dédié à l’organisation du GSO. C’est dans ce canal que nous publions toutes les informations et les annonces.

Nous avons compris rapidement que nous allions devoir annuler l’événement.

Un vrai coup dur. Notre équipe pluridisciplinaire avait travaillé d’arrache-pied pour rendre cet événement inoubliable. Mais nous n’avons pas hésité une seconde. Nous savions que nous devions prendre la décision d’annuler.

Que s’est-il passé ensuite ? C’est à ce moment que nous avons dû passer à la vitesse supérieure.

Nous avons passé en revue nos différentes options : Annuler entièrement le GSO ? Le reporter ? En faire un événement virtuel ? Si oui, maintenant ou plus tard ? Quid d’une approche mixte, avec des événements virtuels et d’autres activités organisées dans les bureaux ? Autant dire que la situation était plus qu’agitée. C’était le chaos !

Heureusement, j’ai pu réunir les bonnes personnes en un temps record car l’équipe d’urgence du GSO était déjà regroupée dans un canal Slack spécifique. Comme nous avions tous accès aux même informations, nous avons pu prendre ensemble les décisions essentielles.

Nous avons donc choisi de conserver la même date, mais d’organiser un événement virtuel.

C’était déjà un bon point de s’être mis d’accord sur ce que nous allions faire, mais comment mener à bien un tel projet ?

Les questions étaient nombreuses :

  • Comment concentrer en une seule journée un événement qui devait se dérouler sur trois jours ?
  • Combien de temps accorder aux différentes interventions ?
  • Comment faire rayonner, dans ce contexte, nos principes fondamentaux : l’éducation, la cohésion, la reconnaissance, la motivation et l’inspiration ?
  • Et surtout : comment passer intégralement au format numérique ?

En résumé, voilà comment nous avons fait. Nous avons sélectionné les contenus les plus motivants, intéressants et compréhensibles, que nous avons concentrés sur une durée de six heures. Trois jours d’ateliers, de présentations, de rencontres, remaniés et réduits à six heures d’interventions !

Autant dire qu’il y a eu un gros travail en coulisses pour réussir à transformer aussi rapidement le GSO en événement virtuel. Cet exploit n’aurait pas été possible sans l’implication complète de notre équipe et une communication aussi rapide que claire dans les canaux Slack concernés. Heureusement, tout le travail réalisé en amont pour l’organisation du GSO restait accessible dans les canaux Slack. Cela nous a permis de faire des mises à jour rapides et de nous adapter rapidement au format numérique. Nous avons notamment travaillé avec notre #gso-équipe-urgence pour créer des contenus avec nos principaux partenaires pluridisciplinaires (#gso-2020-feuille-route-mktg et #gso-2020-feuille-route-prod), nous avons mis en place des canaux pour créer et diffuser notre guide d’apprentissage en ligne (#gso-2020-guide-apprentissage), et aussi un canal pour gérer notre nouvelle approche virtuelle (#gso-2020-orateurs-numériques).

Le GSO 2020 s’est donc déroulé sous la forme d’un webinaire Zoom. Nous avons couplé sa diffusion avec nombre d’éléments interactifs dans les canaux Slack. Ce fut une vraie réussite.

[Contenu associé : Pour en savoir plus sur notre stratégie d’adaptation au format numérique en moins de 10 jours, lisez notre article ici.]

Nous avons commencé notre session par une vidéo très dynamique et un résumé de l’histoire de notre équipe. Nous avons poursuivi avec la présentation de notre stratégie et feuille de route par des responsables produit et marketing, puis nous avons enchaîné avec des démonstrations et des discussions interactives avec nos clients.

Nous avons diffusé en direct les retours et commentaires des équipes commerciales dans les canaux Slack : les points stratégiques les plus percutants selon eux, ainsi que leurs envies pour l’avenir. C’était vraiment pratique de pouvoir mettre en contact les membres de notre équipe avec notre directeur produit à travers un canal qui permette les échanges en temps réel. Slack est un outil conçu pour favoriser la collaboration (nos utilisateurs y passent en moyenne 9 heures par jour). Les conversations se sont engagées naturellement et le taux de participation a atteint un niveau record.

Je suis content que nous ayons pu maintenir les échanges en direct avec les clients, même si c’était en ligne. Rien ne peut remplacer un retour d’expérience client franc et direct.

C’est toujours très instructif d’écouter les dirigeants des plus grandes entreprises expliquer pourquoi et comment ils se servent de notre plateforme pour rendre leur activité et leur communication plus homogènes. Comme ils l’ont expliqué, Slack leur permet de fluidifier la communication en évitant les tensions, de renforcer la cohésion des équipes et d’accélérer les opérations, tout en restant humain. Ils ont souligné que c’est particulièrement utile dans un environnement extrêmement dynamique, avec des équipes réparties aux quatre coins du globe et des fonctions extrêmement diverses. Comme celui dans lequel nous évoluons actuellement.

Au vu de tous les commentaires postés dans nos différents canaux Slack, cette journée fut une réussite. Bien évidemment, il y a eu quelques incidents de parcours, notamment des petits problèmes d’audio ici et là. Notre décision de maintenir le GSO et d’en faire un événement numérique a évidemment entraîné quelques inquiétudes et un certain stress.

Mais une fois que nous avons pris la décision d’aller de l’avant, quelle détermination de la part des équipes ! La cohésion, grâce au canaux Slack, pour mener à bien un tel événement était exceptionnelle.  Nous avons foncé. Et nous avons relevé le défi grâce à l‘esprit d’équipe.

Un grand merci à tous ceux qui ont permis au GSO de devenir numérique, et merci également à notre équipe internationale qui a tenu bon dans cette épreuve. J’ai hâte de vous revoir tous en vrai dès que ce sera possible !

Puisque nous parlons de travail d’équipe : nous sommes tous logés à la même enseigne ! Toute l’équipe Slack est là pour vous aider du mieux possible.

Nous proposons des webinaires et des entretiens individuels avec des experts Slack, pour partager nos conseils et recommandations sur le télétravail dans notre plateforme.

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