Découvrez le Générateur de flux de travail : un moyen simple de rationaliser les tâches dans Slack

Débarrassez-vous des obstacles que vous rencontrez au quotidien à l’aide de formulaires et de messages automatiques, et bien plus encore

Introducing Workflow Builder for Slack
Image Credit: Giacomo Bagnara

Dépendez-vous d’autres personnes et d’autres équipes pour mener à bien vos tâches quotidiennes ? Selon nos statistiques, il y a 70 % de chances pour que vous soyez dans ce cas. Une coordination efficace des projets exige que les bonnes informations parviennent en temps réel aux bonnes personnes. Mais dans des tâches consistant à envoyer des demandes, demander des mises à jour ou encore fournir des éléments de contexte à des collègues, rien n’est instantané, et tout est susceptible d’entraver l’avancée.

Nous lançons aujourd’hui le Générateur de flux de travail pour supprimer tout ce qui freine la productivité et vous aider à faire avancer vos projets dans Slack.

Le générateur de flux de travail est un tout nouvel outil visuel qui permet à n’importe quel utilisateur Slack d’automatiser des fonctions de routine en créant des flux de travail personnalisés. En l’espace de quelques minutes, vous pouvez notamment :

  • Standardiser la façon dont vous recueillez les demandes provenant de votre équipe
  • Signaler tout type de panne en temps réel
  • Accueillir de nouveaux membres dans une équipe avec des messages de bienvenue et leur communiquer des informations

… et de nombreuses autres applications encore. Découvrons ensemble comment vous pouvez utiliser le générateur de flux de travail.

Flux de travail que vous pouvez créer et utiliser dès aujourd’hui

Avant de créer des flux de travail pour votre équipe, la meilleure façon de commencer est de télécharger et d’importer l’un de nos modèles prédéfinis de flux de travail. Vous pouvez utiliser ces modèles tels quels ou les modifier pour les adapter aux besoins de votre équipe. Voyons ensemble quelques exemples.

Souhaitez la bienvenue à vos collègues lorsqu’ils rejoignent des chaînes grâce à des messages automatiques d’intégration

Les personnes rejoignent sans cesse des projets, changent d’équipe ou commencent leur travail en tant que nouveaux employés, et le défi permanent est de fournir à ces personnes les connaissances dont elles ont besoin pour démarrer dans de bonnes conditions.

Dans le passé, cela voulait souvent dire faire le suivi de certains documents particuliers et poser certaines questions spécifiques pour identifier les chefs de projet et déterminer les progrès réalisés. Le générateur de flux de travail permet aux personnes qui rejoignent une chaîne de recevoir toutes les ressources dont elles ont besoin pour mettre à jour leurs connaissances sans avoir à poser de questions à leurs collègues.

Vous pouvez également les inviter à remplir un formulaire dans lequel ils devront inclure une biographie succincte. Le formulaire peut ensuite être publié dans une chaîne #bienvenue, où tout le monde peut faire la connaissance des nouvelles recrues.

Vous pouvez utiliser ce flux de travail pour toutes sortes de chaînes et d’audiences. Par exemple, lorsqu’une personne rejoint la chaîne d’un bureau d’entreprise pour la première fois, vous pouvez lui envoyer un message contenant les informations à connaître sur l’établissement et lui indiquant qui contacter pour toute question ou demande d’informations.

Essayez-le maintenant : téléchargez le flux de travail d’intégration des nouvelles recrues

Collecter des informations avec des formulaires personnalisés

À un moment quelconque de votre journée de travail, vous serez forcément amené à faire une demande. Par exemple, certaines fournitures de bureau sont épuisées et doivent être commandées chez le fournisseur. Vous pouvez aussi avoir décidé de faire une visite des bureaux de Londres au cours de laquelle vous devrez rappeler certaines informations aux équipes qui sont en contact avec les clients et à celles chargées de la sécurité. Avec le générateur de flux de travail, vous pouvez automatiser ces demandes et vous assurer qu’elles seront envoyées aux bonnes personnes dans Slack.

Imaginez une chaîne #demandes-déplacements dans laquelle le personnel pourrait demander de l’aide pour tout ce qui concerne les déplacements à venir. Les membres n’auraient qu’à ouvrir la chaîne, ouvrir le formulaire dans le menu ⚡️action situé au-dessus de cette chaîne et indiquer certaines informations comme les dates, la ville et la compagnie aérienne souhaitée. Les résultats pourraient être envoyés dans une chaîne, un message direct ou une chaîne partagée, comme celle dont vous vous servez pour communiquer avec votre agence de voyages.

Workflow Builder travel example in French

En fonction des informations indiquées, un agent pourrait réserver les vols et les chambres d’hôtel, puis marquerait les demandes comme terminées avec ✅. Cette réaction émoji pourrait même déclencher un flux de travail secondaire : l’envoi d’une confirmation dans le fil de discussion d’origine ainsi qu’une demande de note de frais qui serait publiée dans la chaîne consacrée à la comptabilité.

Essayez-le maintenant : téléchargez le flux de travail de formulaire de demande

Comment lancer un flux de travail de demande : le nouveau bouton ⚡action

Si vous travaillez dans une chaîne qui contient un flux de travail publié, vous verrez une icône en forme d’éclair au-dessus du nom de la chaîne. Si vous cliquez sur l’icône, un menu d’actions spécifiques à la chaîne et créées avec le générateur de flux de travail s’affiche.

Collecter des rapports d’incidents en temps réel

Les formulaires qui contiennent des champs d’entrée standardisés sont particulièrement utiles pour des tâches urgentes comme lancer un rapport d’incident à chaque fois qu’un service ne fonctionne plus.

Vous pouvez créer des rapports quand une pièce d’équipement est perdue, quand le site web de votre entreprise ne répond pas ou quand votre service de traitement des paiements ne fonctionne plus. Une fois rempli, le formulaire est publié dans un certain nombre de chaînes. Le personnel compétent peut ensuite faire un tri en fonction du type de problème, discuter des solutions possibles et communiquer des mises à jour à l’ensemble de l’entreprise.

Essayez-le maintenant : téléchargez le flux de travail de rapport d’incident

Créez de toutes pièces un flux de travail en quelques minutes à peine

Vous pouvez créer un flux de travail personnalisé pour votre équipe en seulement quelques clics. Vous vous rappelez le flux de travail d’intégration des nouveaux membres ? Découvrons ensemble comment le recréer en cinq étapes simples.

Workflow Builder install flow
Preferences menu in Slack
1. Ouvrez le menu dans un espace de travail Slack et sélectionnez Générateur de flux de travail pour lancer la fonction.

2. Cliquez sur le bouton Créer pour démarrer le processus et donnez à votre flux de travail un titre qui aide à comprendre ce en quoi il consiste.

3. Cliquez sur Suivant et sélectionnez Nouveau membre dans la chaîne comme déclencheur.

4. Choisissez « Personne qui a rejoint la chaîne » comme destinataire, écrivez votre message de bienvenue et personnalisez-le avec des variables comme le nom d’utilisateur.

5. Cliquez enfin sur Publier. Le flux de travail sera automatiquement déclenché à chaque fois qu’un nouveau membre rejoindra la chaîne.

Avec le générateur de flux de travail, les informations que vous collectez et partagez sont visibles dans les chaînes que vous avez sélectionnées et sont archivées dans le corpus de recherche de façon à aider vos collègues dans l’immédiat comme dans le futur. Notez par ailleurs que le générateur de flux de travail n’en est qu’à ses tout débuts ! Vous pourrez bientôt profiter de nouvelles fonctionnalités qui seront autant de nouvelles façons d’utiliser l’outil.

Vous avez une idée de flux de travail qui pourrait vous permettre de gagner du temps ? Nous sommes toujours heureux de découvrir vos créations : envoyez-nous une capture d’écran ou votre concept dans un tweet, et n’oubliez pas de mentionner @SlackHQ.

collaborative leadership hero
Vous pouvez explorer la bibliothèque d’exemples de flux de travail

Choisissez le flux de travail dont votre équipe pourrait tirer profit dans notre liste de flux de travail prédéfinis.

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