Des chaînes partagées pour fluidifier la collaboration

La solution efficace pour travailler avec des personnes extérieures à votre entreprise

Shared channels for Slack
Image Credit: Skinny Ships

Des millions de personnes utilisent quotidiennement Slack dans le cadre de leur travail : il permet non seulement de collaborer de manière plus rapide et efficace, de renforcer les relations entre les collaborateurs, mais il s’intègre aussi en toute transparence aux applications et programmes utilisés tous les jours.

Mais qu’en est-il lorsque ce travail doit être externalisé auprès de vos fournisseurs, partenaires ou sous-traitants ? Pourquoi renoncer à tous ces avantages ?

Il existe une nouvelle fonctionnalité, dénommée « chaînes partagées », qui permet aux équipes utilisant Slack et travaillant dans plusieurs entreprises différentes de collaborer de manière tout aussi fluide et productive qu’en interne. Après avoir été proposée en version bêta, elle est officiellement disponible dès aujourd’hui dans tous les forfaits payants.

Une chaîne partagée s’utilise comme une chaîne Slack classique, sauf que deux organisations y sont désormais associées. Ainsi, une équipe de l’entreprise A communique dans la même chaîne que ses partenaires de l’entreprise B. Tout nouveau collaborateur rejoignant un projet pourra directement accéder à ses archives afin d’être rapidement opérationnel. Les équipes peuvent facilement partager des mises à jour et des fichiers, ajouter des personnes compétentes et prendre des décisions en un clin d’œil, depuis un seul et même endroit dans Slack.

Supposons que vous travaillez avec un auditeur et que l’entreprise intègre tous les jours de nouveaux auditeurs juniors au projet. Grâce à une chaîne partagée, dès que ces derniers prennent leurs fonctions, ils peuvent consulter un historique complet de ce qui a été déjà accompli. Tout est disponible dans la chaîne, aucun message n’est cloisonné ou masqué dans les boîtes de réception des auditeurs juniors.

De plus, les chaînes partagées évoluent au même rythme que vos projets et relations. N’importe quelle équipe peut y ajouter de nouveaux collaborateurs et créer autant de nouvelles chaînes partagées que nécessaire.

Votre productivité n’a plus de limites

Plus de 20 000 clients titulaires d’une licence Slack ont déjà utilisé des chaînes partagées avec la version bêta. Notamment, Fastly, une plateforme Cloud de pointe fournissant des expériences en ligne pour Vimeo, Pinterest, The New York Times et une multitude d’autres marques prestigieuses. Dans le cadre de son package d’assistance premium, Fastly offre à ses clients abonnés au forfait Enterprise une chaîne partagée Slack. L’entreprise utilise des chaînes partagées pour résoudre plus rapidement les problèmes de ses clients.

« Nous bénéficions d’un modèle particulièrement proactif et essayons d’anticiper les défis qui vont se poser à nous », déclare Kim Ogletree, vice-présidente du service Succès client chez Fastly. « Utiliser Slack comme l’un de nos canaux de communication change vraiment la donne. Nos clients nous le répètent régulièrement ».

À Chicago, l’emblématique restaurant Portillo’s Hot Dogs utilise les chaînes partagées pour développer son activité, même dans un environnement en constante évolution. Si un livreur de Portillo’s ne peut pas honorer une commande, par exemple à cause de routes fermées lors d’un orage, le restaurant doit pouvoir communiquer en un clin d’œil avec ses clients, chose qu’il n’est pas possible de faire par e-mail. En contact permanent dans une chaîne partagée, Portillo’s et le livreur échangent instantanément toute nouvelle information, permettant ainsi au « QG » de désactiver toute option de livraison jusqu’à ce qu’une commande puisse être honorée et ainsi éviter une expérience client frustrante.

La collaboration, un atout compétitif de taille

Toutes les organisations doivent externaliser leur travail. C’est en œuvrant pour une collaboration plus efficace avec leurs partenaires que les organisations peuvent améliorer leur rendement, leur compétitivité et leur notoriété.

Lorsque les ouvriers peuvent mieux gérer les délais et particularités de livraison, ils expédient plus rapidement des produits de qualité supérieure à leurs clients et partenaires. Lorsque des experts en la matière peuvent aider en temps réel à répondre aux flux de questions qui sont posées et au triage des solutions avec les clients ou partenaires, ils évitent ainsi qu’un petit problème n’empire. Alors que les fusions et acquisitions sont monnaie courante dans la vie d’une entreprise, les chaînes partagées permettent de fluidifier et d’harmoniser un processus compliqué auprès de leurs employés.

Tous les jours, des équipes travaillant dans les quatre coins du monde utilisent des chaînes partagées pour :

  • Coordonner plus rapidement des campagnes et projets avec des agences externes, en échangeant des commentaires sur des idées créatives et des approbations, au sein d’une seule et même chaîne.
  • Créer un canal de communication direct avec les clients, en les aidant à résoudre efficacement tout problème et en établissant une relation de confiance.
  • Synchroniser et partager des données avec des conseillers financiers et commerciaux, en préservant l’organisation de chacun.
  • Se tenir informé de l’avancée de projets partagés et de toute étape importante, même lors de déplacements : les utilisateurs peuvent quasiment tout faire avec Slack sur leur appareil mobile, y compris utiliser les chaînes partagées comme s’ils étaient assis devant leur ordinateur de bureau.

D’autres fonctionnalités permettent de contrôler et de personnaliser une chaîne partagée. Chaque partie peut lui attribuer un nom, mais aussi indiquer si son accès est public ou privé dans leurs espaces de travail respectifs. De plus, si vous avez été ajouté à une chaîne partagée, vous saurez toujours si un partenaire externe fait partie d’une discussion, grâce à une petite mention située juste au-dessus de la zone réservée à la saisie de votre message.

En plus de vous offrir de nombreux avantages, les chaînes partagées permettent également d’optimiser d’autres aspects de votre travail :

  • Tâches unifiées. Grâce aux chaînes partagées, l’ensemble de votre travail est centralisé : plus besoin de changer de contexte pour consulter vos boîtes de réception, applications et documents avec vos partenaires et fournisseurs.
  • Visibilité accrue. Les chaînes partagées permettent de communiquer en un clin d’œil les mêmes informations aux équipes externes et de les maintenir informées. Désormais, tous connaissent les dernières avancées concernant un projet.
  • Communications optimisées. Tout échange d’e-mail avec des partenaires externes peut rapidement devenir source de frustration (sauf, bien entendu, si les messages concernant la nouvelle campagne de votre marque sont transférés et donc précédés de la mention « Tr, Fwd, Fw »). Alors pourquoi ne pas bénéficier d’un niveau de collaboration identique à celui de vos chaînes internes ?

Intégration des applications que vous utilisez quotidiennement

Vous pouvez utiliser les applications Slack dans vos chaînes partagées, tout comme vous le feriez en interne. Vous trouverez ci-dessous des suggestions d’applications à tester. Pour en savoir plus, consultez le Répertoire d’applications Slack.

  • Google Calendar for Team Events. Publiez des rappels concernant des réunions à venir dans vos chaînes partagées.
  • Zoom permet de lancer des visioconférences directement avec Slack dans une chaîne partagée et de publier ultérieurement son enregistrement à titre consultatif ou pour toute personne n’ayant pu y assister.
  • Google Drive ou Dropbox Paper pour collaborer sur des ébauches de projets et des plans, évite tout échange d’e-mails non nécessaires.

Premiers pas

Pour partager une chaîne nouvelle ou existante avec un groupe externe, contactez le propriétaire ou l’administrateur de votre espace de travail. Une fois que vous aurez envoyé votre demande et que votre partenaire l’aura acceptée, la chaîne sera alors partagée et vous pourrez immédiatement commencer à travailler ensemble.

Votre avis nous intéresse

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