Uniquement pour les administrateurs : conseils pour la gestion de canaux partagés avec des partenaires extérieurs

Connectez vos équipes à communiquer avec des agences, clients et fournisseurs dans Slack.

Admin holding a key that opens locks on Slack
Image Credit: Skinny Ships

En tant qu’administrateur Slack, vous participez déjà à l’optimisation de la productivité de vos équipes internes. Désormais, vous pouvez faire de même pour les équipes externes à votre organisation, grâce au lancement de Slack Connect pour tous les forfaits Slack payants.

Slack Connect donne la possibilité à vos équipes de travailler avec différentes organisations au sein d’un même canal Slack. Chaque organisation peut y accéder depuis son propre espace de travail Slack. Il est possible d’y partager des fichiers, d’ajouter des collègues, mais aussi de prendre des décisions en un clin d’œil, comme avec les équipes internes.

Imaginons que votre entreprise soit confrontée à un problème avec un logiciel. En créant un canal avec vos fournisseurs, vous pouvez collaborer pour résoudre cette affaire en un instant, et ce, directement depuis Slack. Ce type de collaboration en temps réel permet à votre équipe de travailler plus rapidement, en évitant de devoir jongler d’une boîte de messagerie à une appli tout en assurant la sécurité de tous les employés et de toutes les données de l’entreprise.

Maintenant que vous en savez plus sur l’utilisation de Slack Connect, voici ce que chaque administrateur doit savoir concernant la création et la gestion des canaux.

Rédiger votre politique interne

Il est possible que vous utilisiez déjà des comptes invités pour vos collaborateurs indépendants, stagiaires ou toute personne requérant un accès limité à Slack. En revanche, les canaux sont la solution idéale pour collaborer avec différents intervenants d’une ou de plusieurs organisations, notamment car les membres de chaque organisation peuvent ajouter d’autres collègues à mesure de l’évolution d’un projet, sans solliciter l’intervention d’un administrateur.

Pour vous assurer que tous les membres de votre équipe savent à quel moment, pour quelle raison et de quelle manière ils peuvent créer un canal partagé avec des organisations extérieures, diffusez une annonce interne dans Slack.

Ce canal n’est pas à but répressif et ne consiste pas uniquement à communiquer des instructions. Il s’agit aussi de la parfaite occasion pour attirer l’attention sur les avantages de la collaboration avec des partenaires externes, des fournisseurs et des clients en un seul et même canal, ainsi que de souligner différentes possibilités d’utilisation pour les créer. Par exemple, vous pouvez inviter votre équipe commerciale à partager un canal avec un tout nouveau client à la suite de la signature d’un accord de non-divulgation (NDA).

Créer un canal pour trier les demandes d’accès externe

Tout comme nous l’avons déjà évoqué pour les demandes d’invités, les administrateurs doivent créer et diffuser un canal dédié pour recueillir l’ensemble des demandes d’accès externe. Ainsi, vos membres ne perdent pas un temps précieux à chercher des instructions dans leur espace de travail et chaque administrateur dispose d’une visibilité sur la procédure des demandes. Conformez-vous aux normes de votre organisation pour choisir vos noms de canaux, par exemple : #plz-accès-externe ou encore #aide-accès-externe.

Épinglez à ce canal une note dans laquelle seront succinctement expliqués les points suivants :

  • Les éléments à inclure dans chaque demande, tel que le nom de l’organisation partenaire, ses coordonnées, le nom du projet et sa durée prévue
  • Où trouver, ou comment obtenir, un NDA signé par un partenaire, par exemple : consultez #aide-juridique
  • Comment utiliser un canal partagé avec des organisations extérieures, notamment les types de publications à éviter (mots de passe, informations personnelles, les actualités sur les prochains lancements ou les différents accomplissements de votre entreprise, etc.)

Démarrer le partage d’un canal

Inviter une organisation à rejoindre un canal est aussi facile que de partager un lien. Suivez les indications lors de la création d’un nouveau canal (ou dans un canal existant, rendez-vous dans le menu Paramètres du canal) et vous trouverez un lien raccourci pour envoyer une invitation à votre partenaire externe. Selon vos paramètres, l’invitation peut être envoyée à un administrateur de chaque équipe pour être approuvée. Une fois que chaque partie aura accepté, votre partenaire rejoindra le canal et vos équipes pourront commencer à collaborer sans tarder.

Dans un canal partagé, chaque organisation peut personnaliser son nom dans son propre espace de travail. Par exemple, l’entreprise A peut nommer son canal partagé #campagne-automne-2019 et l’entreprise B #comptes-entreprise-a.

Chaque organisation peut personnaliser le nom du canal pour son espace de travail partagé. Par exemple, une entreprise A peut appeler ses canaux #2020-campagne-hiver, alors que l’entreprise B peut les nommer #comptes-entreprise-a de son côté.

Gérer des canaux partagés avec des partenaires extérieurs

Pour les propriétaires et administrateurs d’organisations utilisant Enterprise Grid, un tableau de bord au niveau de l’organisation vous fournit une visibilité sur toutes les organisations externes associées à la vôtre.

Cet écran vous permet de voir le nombre de chaînes que vous partagez avec chaque partenaire, ainsi que les espaces de travail dans lesquels se trouvent les chaînes. Ce tableau de bord vous permet également d’arrêter le partage de chaînes avec une organisation à la fin d’une collaboration.

Vous avez besoin de donner aux autres membres l’autorisation de créer, de modifier, de déconnecter ou d’archiver un canal partagé avec des partenaires extérieurs ? Vous pouvez attribuer ces autorisations en activant l’option « Qui est autorisé à partager des canaux avec des organisations externes ? » dans l’onglet Paramètres > Administration des canaux du tableau de bord Grid.

Conseil rapide : gardez les messages directs ouverts après avoir fermé votre canal

Lorsque vous arrêtez de partager une chaîne, les messages directs échangés avec les membres de l’autre organisation resteront ouverts, sauf si leur accès a été explicitement désactivé. Pour cela, utilisez le tableau de bord d’administration.

Vous êtes un administrateur d’un forfait Slack Standard ou Plus ? Le tableau de bord d’administration vous permet de gérer les canaux partagés avec des parties externes. Vous pouvez y voir quelles organisations partagent des canaux avec les vôtres, et les déconnecter au besoin.

Contenu associé : découvrez comment Zendesk, Seek, Deliveroo, Iress et Fastly utilisent Slack Connect afin de transformer la communication avec leurs clients, leurs partenaires et d’autres intervenants.

Conseils pour travailler dans des canaux partagés

Une fois que les propriétaires ou administrateurs de chaque organisation auront approuvé un canal partagé, chacun devra alors se mettre au travail. Lorsque vous entrez dans un canal qui est partagé avec d’autres, le nom de l’organisation connectée va s’afficher juste au-dessus de la zone de message pour vous rappeler que vous travaillez avec un partenaire externe.

Dès le lancement de votre projet, nous recommandons d’adresser un ensemble de meilleures pratiques à l’organisation connectée, notamment :

  • Des contrats de niveau de service définissant les délais de réponse, qui doivent prendre en compte les différents fuseaux horaires, ainsi que toutes les spécificités de vos organisations en termes d’horaires de travail
  • Vos meilleures pratiques d’utilisation du mode de disponibilité « Ne pas déranger »
  • Un glossaire regroupant les réactions émoji que votre équipe utilise et comment l’autre équipe doit les interpréter (par exemple, 👀 pour une demande en cours d’examen et ✅ pour un contenu approuvé)
  • Un code de conduite à respecter lors de la réception de notifications et dans les fils de discussion afin d’éviter de saturer la chaîne et de changer de sujet dans les conversations

Après avoir partagé vos meilleures pratiques, épinglez-les à la chaîne sous la forme d’une note afin que chacun puisse facilement s’y référer. Les membres des deux organisations peuvent ajouter d’autres collègues à la chaîne pendant toute la durée de votre projet et cette note épinglée leur permettra d’être rapidement opérationnels.

Slack Connect intègre tous les avantages de Slack à tout travail que votre équipe doit accomplir en collaboration avec des organisations externes. Comme avec les canaux que vous utilisez déjà, tous les fichiers, toutes les conversations et le contexte dont vous et vos partenaires avez besoin, se trouvent dans un seul et même endroit dédié. Les canaux permettent d’optimiser la productivité pour vous ainsi que pour vos partenaires.

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