Gestion de Slack en situation réelle : déployez des chaînes partagées pour votre organisation

Conseils destinés aux administrateurs pour aider leurs équipes à communiquer avec des agences, clients et fournisseurs dans Slack.

Admin holding a key that opens locks on Slack
Image Credit: Skinny Ships

En tant qu’administrateur Slack, vous participez déjà à l’optimisation de la productivité de vos équipes internes. Désormais, vous pouvez faire de même pour les équipes externes à votre organisation, grâce au lancement de chaînes partagées dans tous les forfaits Slack payants.

Les chaînes partagées s’utilisent comme les chaînes Slack classiques, mais sont associées à deux organisations différentes. Chaque partie peut y accéder depuis son propre espace de travail Slack. Chacune peut y partager des fichiers, ajouter des collègues et prendre des décisions en un clin d’œil, comme avec leurs équipes internes.

Supposons que votre entreprise rencontre un problème avec un logiciel. Si vous avez créé une chaîne partagée avec vos fournisseurs, vous pourrez instantanément les contacter pour résoudre ce problème directement dans Slack. Ce type de coordination en temps réel optimise votre travail, évite à votre équipe de changer de contexte pour consulter ses boîtes de réception et applications, mais permet aussi d’informer l’ensemble de vos collaborateurs et de sécuriser toutes les informations circulant au sein de votre entreprise.

Maintenant que vous en savez plus sur l’utilisation des chaînes partagées, voici ce que chaque administrateur doit savoir concernant leur création et gestion.

Rédiger votre politique interne

Il est possible que vous utilisiez déjà des comptes invités pour vos collaborateurs indépendants, stagiaires ou toute personne requérant un accès limité à Slack. En revanche, les chaînes partagées sont la solution idéale pour collaborer avec deux ou plusieurs personnes d’une autre entreprise, notamment car les membres de chaque organisation peuvent ajouter d’autres collègues à mesure de l’évolution d’un projet, sans solliciter l’intervention d’un administrateur.

Pour vous assurer que tous les membres de votre équipe savent à quel moment, pour quelle raison et de quelle manière ils peuvent demander la création d’une chaîne partagée, diffusez une annonce interne dans Slack.

Elle n’a aucun caractère répressif et ne consiste pas uniquement à communiquer des instructions, mais c’est aussi l’occasion de mettre en avant les avantages qu’offrent les chaînes partagées, en mentionnant un ou plusieurs cas d’utilisation pour décrire la procédure à suivre. Par exemple, vous pouvez inviter votre équipe commerciale à demander qu’une chaîne partagée soit créée pour tout nouveau client et suite à la signature d’un accord de non-divulgation (NDA).

Créer une chaîne pour trier les demandes de création de chaînes partagées

Pareillement à ce qui a été précédemment mentionné pour les demandes d’invités, les administrateurs doivent créer et publier une chaîne dédiée au regroupement de toutes les demandes de création de chaînes partagées, évitant ainsi aux membres de votre groupe de perdre un temps précieux à rechercher les instructions à suivre dans leur espace de travail. Désormais, chaque administrateur bénéficie d’une visibilité dans le processus de demandes. Veillez à respecter les conventions de dénomination des chaînes de votre organisation, par exemple : #svp-chaînes-partagées ou #aide-chaînes-partagées.

Épinglez à cette chaîne une note dans laquelle seront succinctement expliqués les points suivants :

  • Les éléments à inclure dans chaque demande, tel que le nom de l’organisation partenaire, ses coordonnées, le nom du projet et sa durée prévue
  • Où trouver, ou comment obtenir, un NDA signé par un partenaire, par exemple : consultez #aide-juridique
  • Comment utiliser les chaînes partagées, notamment les types de publications à éviter (mots de passe, informations personnelles, actualités concernant de prochaines versions ou les différents accomplissements de votre entreprise, etc.)

Créer une chaîne partagée

Pour chaque demande de création de chaîne partagée, vous devrez fournir l’URL de l’espace de travail Slack de l’autre organisation, ainsi que l’adresse e-mail du propriétaire ou de l’administrateur de cet espace. Une fois qu’il aura accepté votre invitation, il pourra rejoindre la chaîne et vos équipes pourront immédiatement commencer à travailler ensemble.

Dans une chaîne partagée, chaque organisation peut personnaliser son nom dans son propre espace de travail. Par exemple, l’entreprise A peut nommer sa chaîne partagée #campagne-automne-2019 et l’entreprise B #comptes-entreprise-a.

De même, les organisations peuvent attribuer leurs propres paramètres de confidentialité à leurs chaînes partagées, c’est-à-dire que chacune peut nommer une chaîne comme elle le souhaite et lui attribuer une visibilité correspondant à ses besoins.

Conseil rapide : utilisez des conventions de dénomination pour vos chaînes partagées

Pour indiquer clairement l’organisation qui collabore avec votre équipe, songez à adopter une convention de dénomination pour vos chaînes partagées dans lesquelles figureront les noms des deux parties ou le nom du projet, par ex. : #collab-acme-beacon ou #campagne-slack-acme.

Gérer des chaînes partagées

Pour les propriétaires et administrateurs d’organisations utilisant Enterprise Grid, un nouveau tableau de bord au niveau de l’organisation vous fournit une visibilité dans toutes les organisations externes associées à la vôtre.

Cet écran vous permet de voir le nombre de chaînes que vous partagez avec chaque partenaire, ainsi que les espaces de travail dans lesquels se trouvent les chaînes. Ce tableau de bord vous permet également d’arrêter le partage de chaînes avec une organisation à la fin d’une collaboration.

Besoin d’autoriser d’autres membres à créer, modifier, déconnecter ou archiver des chaînes partagées ? Vous pouvez attribuer ces autorisations en activant l’option « Qui peut partager des chaînes avec des organisations externes ? » dans l’onglet Paramètres > Administration des chaînes du tableau de bord Grid.

Conseil rapide : gardez la fenêtre de vos messages directs ouverte après la fermeture d’une chaîne partagée

Lorsque vous arrêtez de partager une chaîne, les messages directs échangés avec les membres de l’autre organisation resteront ouverts, sauf si leur accès a été explicitement désactivé. Pour cela, utilisez le tableau de bord d’administration.

Votre rôle d’administrateur fait-il partie d’un forfait Slack Standard ou Plus ? Le tableau de bord d’administration est un outil qui vous permet de gérer vos chaînes partagées. Vous pouvez y afficher les organisations avec lesquelles vous partagez des canaux, mais aussi les désactiver, le cas échéant.

Conseils pour travailler dans des chaînes partagées

Une fois que les propriétaires ou administrateurs des deux organisations auront approuvé une chaîne partagée, chacun devra alors se mettre au travail. Lorsque vous entrez dans une chaîne partagée, le nom de l’organisation connectée va s’afficher juste au-dessus de la zone de saisie de votre message pour vous rappeler que vous travaillez avec un partenaire externe.

Dès le lancement de votre projet, nous recommandons d’adresser un ensemble de meilleures pratiques à l’organisation connectée, notamment :

  • Des contrats de niveau de service définissant les délais de réponse, qui doivent prendre en compte les différents fuseaux horaires, ainsi que toutes les spécificités de vos organisations en termes d’horaires de travail
  • Vos meilleures pratiques d’utilisation du mode de disponibilité « Ne pas déranger »
  • Un glossaire regroupant les réactions émoji que votre équipe utilise et comment l’autre équipe doit les interpréter (par exemple, 👀 pour une demande en cours d’examen et ✅ pour un contenu approuvé)
  • Un code de conduite à respecter lors de la réception de notifications et dans les fils de discussion afin d’éviter de saturer la chaîne et de changer de sujet dans les conversations

Après avoir partagé vos meilleures pratiques, épinglez-les à la chaîne sous la forme d’une note afin que chacun puisse facilement s’y référer. Les membres des deux organisations peuvent ajouter d’autres collègues à la chaîne pendant toute la durée de votre projet et cette note épinglée leur permettra d’être rapidement opérationnels.

Les chaînes partagées intègrent tous les avantages de Slack à tout travail que votre équipe doit accomplir en collaboration avec des organisations externes. Comme avec les chaînes que vous utilisez déjà, tous les fichiers, toutes les conversations et le contexte, dont vous et vos partenaires avez besoin, se trouvent dans un seul et même endroit dédié. Les chaînes partagées permettent ainsi aux deux organisations d’optimiser leur productivité.

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