大規模な Slack 管理に役立つアナウンスチャンネルと管理者向け API

投稿権限の制限や Slack の高度なカスタマイズなど、組織の規模にかかわらず役立つ新管理ツールが登場

Command center with different tools for managing Slack at scale

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マルチタスクの匠とも言えるのが Slack 管理者。権限のあるユーザーに対して確実にアクセスを提供し、社内のポリシーすべてに準拠するよう、それぞれの組織に合ったかたちで Slack を設定する役割を果たします。その一方で、チャンネルとアプリを活用して従業員がそれぞれ最大限に生産性を向上できるようにするのも管理者の役割です。

大規模な組織では、こうした複数のタスクはたちまち複雑なものになりがちです。ワークスペースの新規作成やゲストへのアクセス付与など、定期的に発生し、わずか数クリックで完了するワークフローも、積み重なれば反復的で時間のかかるものとなり、また、何千人ものメンバーが参加するチャンネルでは、重要な情報がそうでない情報に埋もれてしまいやすくなります。

こうした問題には、解決策があるはず。そうした思いから、Slack では常に業務上のノイズを減らして効率化を図るための新機能の開発に努めています。本日はそのいくつかをご紹介します。

  1. アナウンスチャンネル : 投稿権限を制限する新しい方法
  2. 管理者向け API :  ワークスペースの作成とセットアップを自動化

これらの機能はいずれも、大規模な組織の Slack 管理者の管理負担軽減と効率化を目指したものです (もちろん中小企業の管理者の皆さんにも活用いただけます!) 。

アナウンスチャンネルで従業員全員に情報を共有

Slack では、従業員がすでに活用しているチャンネルで社内通知を行うことをこれまでも推奨してきました。また、ニュースを明確に、ノイズに埋もれることなく全社に伝えるため、管理者向けにデフォルトの #general チャンネルで投稿権限を制限するオプションを提供してきました。今回の変更により、プラスプランまたは Enterprise Grid プランをご利用のチームでは、どのチャンネルでも投稿権限を設定することが可能となります。

Announcement channels are a new way to limit posting permissions in Slack

チャンネルに投稿できるメンバーをきめ細かく制限することで、関係のないメッセージが投稿されることを防ぎ、最も重要度の高い通知のための専用スペースを確保することができます。つまり、#アナウンス-it などの部門別チャンネルや #アナウンス-大阪 などの拠点別チャンネル、さらに #社内通知 などの全社向けチャンネルなど、さまざまなチャンネルが、関連したニュースや情報をすべて一か所で確認できる場、単一の情報源となり得るのです。

メールとは違い、絵文字リアクションなら、通知がどう受け取られているかがひと目で分かりますし、スレッド形式で返信することもできるので、テーマに沿ったフォローアップ専用のスペースとして、チャンネルをスッキリと保ちながら会話を続けることができます。

管理者向け Tip : 管理者は、チャンネルの投稿権限を変更できるメンバーを全メンバーから管理者とオーナーのみに変更することもできます。

Okta では社内通知の可視性を向上

背景: ソフトウェア向け ID 管理サービス企業 Okta の IT 部門の責任者は、2,000人近い社員と新しいツール、トレーニングや障害に関する最新情報を共有する全社向け #all-it-updates チャンネルを作成しました。

問題 : #all-it-updates チャンネルが誤って IT 関連のトラブルシューティングに使われるようになり、社内で同チャンネルをミュートしたり退出したりするメンバーが続出しました。

解決策 : 同チャンネルを #all-it-announcements として再出発し、投稿権限を IT 管理者のみに制限することで、重要な情報を発信するための専用チャンネルとして本来の目的が果たされ、1,000人を超えるチャンネルのメンバーにとってもさらに役立つチャンネルとなりました。

 

新しい API で面倒な管理ワークフローを自動化

組織の規模が成長しても、必ずしも IT 管理者の業務が増え、面倒になるとは限りません。Slack では間もなく、エンタープライズ管理者が大規模な Slack 管理に必要な一般的ワークフローを効率化・自動化できる API を新たにリリースする予定です。
新しい API により、管理者は以下を行えるようになります:

  • 新しいワークスペースを作成し、名前、ドメインと説明を割り当て
  • オーガナイゼーション内のすべてのワークスペースでアプリの承認リクエストを一元管理・自動化
  • 各ワークスペースに参加することなくメンバーをワークスペースに割り当て、管理者権限を委任
  • 新しいゲストアカウントを特定のチャンネル (プライベートチャンネルを含む) に招待し、ゲストの有効期限日を設定して歓迎メッセージをカスタマイズ
  • 管理権限を特定のメンバーに割り当て (または、その取り消し)
  • ウェブフォーム経由で収集された情報に基づき上記のイベントを自動的にトリガー

こうした API を活用すれば、ワークスペース作成とセットアップがテンプレート化されていきます。将来的には、管理者が新規作成するワークスペースにつき希望する設定、コンテンツ、アプリなどを自動設定できるよう、スクリプト化を実現する予定です。

オレゴン州立大学ではワークスペース作成を効率化

背景 :オレゴン州立大学工学部 (OSU COE) では、教授と学生が教室外でのコラボレーションに Slack を活用しています。学習内容や会話を見つけやすくなるよう、教授がクラスごとに専用のワークスペースの作成をリクエストすることがよくあります。

問題 : こうしたワークスペースを手動で1つずつ作成すると、同学部の管理チームの作業が滞り、教授のワークスペースのセットアップが遅れることがありました。

解決策 : 新しい管理 API を使用して、教授がリクエストフォームを送信すると同時に各ワークスペースが作成され、教授とその助手がワークスペースの管理者として設定されるように自動化。こうした一連のプロセスに IT チームのメンバーが個々のワークスペースにいちいち参加して作業する必要がなくなりました。

複数のワークスペースを通じてアプリを管理

Slack では、Enterprise Grid 管理者が、オーガナイゼーション全体のあらゆるワークスペースでアプリの承認と管理方法をコントロールできるようにする機能もリリース予定です。

まもなく管理者は、Enterprise Grid OrG 内のすべてのワークスペースを通じて、アプリの承認/拒否の自動化に適用する基準を定めることができるようになります。(以下例)

  • オーガナイゼーションで利用しているファイルストレージは Box だ けという場合は、管理者が Box アプリをホワイトリストに登録できるようになり、ワークスペースごとに手動で承認する必要がなくなります。
  • Slack からデータを読み取らないアプリに関する利用は特に制限はしていないというオーガナイゼーションの場合は、読み取り専用として利用するアプリを自動承認するよう設定することで、従業員はデータを投稿するだけの (読み取りを行わない) アプリを自由に使用できるようになります。

さらに管理者は、サードパーティまたは社内のデータベースに既に保存されている情報に基づき、ルールを構築することができます。例えば、API を社内調達データベースに接続し、既存の契約関係があるベンダーからのリクエストを自動的に承認するルールを設定できます。アプリのインストールリクエストのうち未承認のものは、ServiceNow などのチケットシステムに転送して IT チームやセキュリティチームによるレビューの対象とすることができます。

これらの新機能はいずれも、現在の組織の規模に合わせて、そして今後数年間の組織の拡大を見据えて、管理者が大規模に Slack を展開しやすく、管理しやすくするためのものです。こうした改善をうまく活用できるよう、ヘルプセンターでアナウンスチャンネルの作成方法を、また api.slack.com で Slack API の詳細をぜひ参照してみてください。

本内容は情報提供のみを目的としたものであり、拘束力のある文書ではありません。どんな製品または機能のデプロイ、リリースおよびタイミングも Slack の単独の裁量によるものであり、変更される可能性があるため、購入の決定に際して本内容に依存することはしないでください。

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