大規模な Slack の管理:組織での共有チャンネルの展開

Slack でチームを代理店やクライアント、ベンダーとつなげるための管理者向け Tip

Admin holding a key that opens locks on Slack
Image Credit: Skinny Ships

Slack の管理者として、社内業務の生産性向上にすでに大きな成果を挙げられていることと思います。この効果を外部の組織と協働するチームにも拡大するため、Slack では本日、有料プランをご利用のすべてのユーザーに向けて共有チャンネル機能をリリースしました。

2つの組織にまたがるという点を除けば、共有チャンネルは通常の Slack チャンネルと同じように機能します。どちらのチームも、それぞれの Slack ワークスペースから共有チャンネルに参加し、社内チーム間でのコラボレーションと同様に、ファイルの更新や共有を行い、チャンネルに適切なメンバーを追加し、スピーディに意思決定を行うことができます。

例えば、あるソフトウェア製品に関して問題が発生したとしましょう。ベンダーとの間に共有チャンネルをセットアップすれば、Slack から直接お互いに協力し合ってその問題の解決に取り組むことができます。このようなリアルタイムの調整やコラボレーションにより、業務をスピーディーに進めることができるうえ、受信トレイやアプリの間を切り替える手間も省かれ、社内の情報を安全に保ちながら情報を共有できるようになります。

共有チャンネルを使用するメリットを簡単に説明したところで、共有チャンネルの作成と管理について管理者の皆さんが知っておくべき内容をご紹介します。

社内ポリシーの作成

フリーランスやインターンなど、Slack へのアクセスを制限する必要があるユーザーに対しては、ゲストアカウントをすでに活用している管理者の方もいらっしゃるでしょう。これに対して、共有チャンネルは、両社のメンバーがプロジェクトの拡大に合わせて管理者の関与なしにメンバーを追加できるため、他社の複数のメンバーとのコラボレーションに最適なオプションです。

共有チャンネルをリクエストすべきタイミングや方法、そしてその理由をチーム全員がしっかりと把握できるよう、Slack で全社向けに通知を送信することをおすすめします。

こうした通知は単にルールや注意点を周知するためだけでなく、共有チャンネルのメリットを強調し、チャンネル作成のためのユースケースをいくつか披露するうえでも役立ちます。例えば、営業チームに対して、機密保持契約 (NDA) の締結後にすべての新規顧客との間で共有チャンネルをリクエストするよう推奨することもできます。

共有チャンネルリクエストのトリアージ専用チャンネルを作成

ゲストアカウントに関して以前説明した内容と同じように、管理者の皆さんには、すべての共有チャンネルが集まる専用のチャンネルを作成&公開しておくことをおすすめします。こうすることで、マニュアルを探してメンバーがワークスペース内を探し回る手間が省け、管理者全員がリクエストの進捗状況を把握できるようになります。社内のチャンネル命名規則に従い、#リクエスト-共有チャンネル#help-共有チャンネル などと命名してみましょう。

このチャンネルには、以下を説明した簡潔なメモをピン留めします。

  • パートナーの組織名、連絡先情報、プロジェクト名、予想利用期間など、それぞれのリクエストに含める内容
  • パートナーから署名済みの NDA を取得する方法と場所 (「#help-法務 を参照」など)
  • 共有チャンネルで業務を進める方法、とくに投稿すべきでないもの (パスワード、個人情報、今後のリリース予定や成約など)

共有チャンネルの作成

共有チャンネルリクエストにはすべて、相手方の組織の Slack ワークスペース URL とそのワークスペースのオーナーまたは管理者のメールアドレスが必要となります。相手方が招待を承諾すると共有チャンネルに参加できるようになり、チームが直ちに一緒に作業を開始できるようになります。

共有チャンネルでは、どちらのワークスペースでもチャンネル名をそれぞれカスタマイズすることができます。例えば、A社では#2019-秋-キャンペーン、B社では#accounts-a社 のように、同じ共有チャンネルに別々の名前を付けることができます。

チャンネル名と同様に、共有チャンネルには組織ごとに異なるプライバシー設定ができ、それぞれがニーズに合わせて適切なチャンネル名とプライベート/パブリックの区別を選択できます。

Tip : 共有チャンネル命名規則を活用

チームがどの組織と一緒に働いているかをわかりやすくするため、共有チャンネルには両社とプロジェクトの名前を含めた命名規則を適用することをおすすめします (#acme-beacon-コラボ#slack-acme-キャンペーンなど)。

共有チャンネルの管理

Enterprise Grid の OrG オーナーや管理者は、新しい OrG レベルのダッシュボード で自社とチャンネル経由で接続している外部組織すべてを確認することができます。

この画面では、各パートナーと共有しているチャンネルの数と、チャンネルの存在するワークスペースを確認することができます。外部組織とのコラボレーションを中止した場合のチャンネルの共有停止もこのダッシュボードから行います。

他のメンバーにも共有チャンネルを作成、編集、接続解除、アーカイブする権限を付与したい場合には、Grid ダッシュボードの「設定」>「チャンネルの管理」タブの「外部の組織とチャンネルを共有できるメンバーは?」から設定を行います。

Tip : チャンネルの共有停止後にもダイレクトメッセージをキープ

チャンネルの共有を停止すると、明示的に接続を解除しない限り、他の組織のメンバーとの DM は引き続き利用可能となりますDM へのアクセスを停止したい場合には、管理者ダッシュボードから設定することができます。

Slack のスタンダードプランやプラスプランをお使いの場合には、管理者は管理者ダッシュボードから共有チャンネルの管理を行います。ここから、自社のチームとチャンネルを共有している組織を確認し、必要に応じて接続を解除することができます。

共有チャンネルを使用する際の Tip

参加する両社の OrG オーナーまたは管理者が共有チャンネルを承諾すると、メンバーが一緒に仕事に取り組めるようになります。共有チャンネルに参加すると、メッセージ入力フィールドのすぐ上に接続している組織の名前が表示され、外部の組織と協業していることがわかります。

プロジェクトの開始時に、以下をはじめとするベストプラクティスを相手方の組織と共有しておくことをおすすめします。

  • タイムゾーンや両社の勤務時間の違いを考慮したレスポンス時間の取り決め
  • おやすみモードを使ってログイン状態を知らせるベストプラクティス
  • チームで使う絵文字リアクションと解釈方法を示した用語集 (例えば、 👀 = リクエストを確認中、✅ =アセットの承認済み、など)
  • 通知やスレッドに関して期待されるマナー – チャンネル内のノイズを最小限に抑え、テーマに沿った会話を進めるため

このメモを共有したら、参照しやすいようにチャンネルにピン留めします。プロジェクトが続いている間は両組織のメンバーが共有チャンネルに他のメンバーを追加できますが、このガイドをピン留めすることで新メンバーにもルールが伝わりやすくなります。

Slack のもつメリットのすべてを外部組織とのコラボレーションでも活用できる共有チャンネル。すでに使用しているチャンネルと同様に、社内外のチームに必要なすべてのファイル、会話やコンテキストを1か所に集約することで、どちらの組織にとっても、より効率的な働き方が実現できるようになります。

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