管理者向け : 外部パートナーと共有するチャンネルを管理するための Tip

Slack でチームを代理店やクライアント、ベンダーとつなげる

Admin holding a key that opens locks on Slack
Image Credit: Skinny Ships

Slack の管理者として、社内業務の生産性向上にすでに大きな成果を挙げられていることと思います。この効果を外部の組織と協働するチームにも拡大するため、Slack では本日、有料プランをご利用のすべてのユーザーに向けて Slack コネクトをリリースしました。

Slack コネクトでは、1 つの Slack チャンネル内で複数のオーガナイゼーションと仕事をすることが可能です。各オーガナイゼーションは、それぞれの Slack ワークスペースから共有チャンネルに参加し、社内チーム間での作業と同様に、ファイルを共有し、コミュニケーションを図り、スピーディに意思決定を行うことができます。

例えば、あるソフトウェア製品に関して問題が発生したとしましょう。ベンダーとの間でチャンネルを作成すれば、Slack から直接お互いに協力し合ってその問題の解決に取り組むことができます。このようなリアルタイムの調整により、業務をスピーディに進めることができるうえ、受信トレイやアプリの間を切り替える手間も省かれ、社内の情報を安全に保ちながら情報を共有できるようになります。

Slack Connect を使用するメリットを簡単に説明したところで、Slack コネクトの作成と管理について管理者の皆さんが知っておくべき内容をご紹介します。

社内ポリシーの作成

フリーランスやインターンなど、Slack へのアクセスを制限する必要があるユーザーに対しては、ゲストアカウントをすでに活用している管理者の方もいらっしゃるでしょう。これに対して、チャンネルは、どのオーガナイゼーションのメンバーもプロジェクトの拡大に合わせて管理者の関与なしにメンバーを追加できるため、複数のオーガナイゼーションに所属する多数のステークホルダーとのコラボレーションに最適なオプションです

外部オーガナイゼーションとチャンネルの共有を開始すべきタイミングや方法、そしてその理由をチーム全員がしっかりと把握できるよう、Slack で全社向けに通知を送信することをおすすめします。

こうした通知は単にルールや注意点を周知するためだけでなく、外部のパートナー、ベンダー、ユーザーと 1 つのチャンネル内で連携することのメリットを強調し、実際にユースケースを示すよい機会でもあります。例えば、営業チームに対して、機密保持契約(NDA)の締結後にすべての新規顧客との間でチャンネルを共有するよう推奨することもできます。

外部アクセスをリクエストするためのトリアージ専用チャンネルを作成する

ゲストアカウントに関して以前説明した内容と同じように、管理者の皆さんには、すべての外部アクセスリクエストを集める専用のチャンネルを作成し、公開しておくことをおすすめします。こうすることで、マニュアルを探してメンバーがワークスペース内を探し回る手間が省け、管理者全員がリクエストの進捗状況を把握できるようになります。社内のチャンネル命名規則に従い、#リクエスト-外部アクセス#ヘルプ-外部アクセスなどと命名してみましょう。

このチャンネルには、以下を説明した簡潔なメモをピン留めします。

  • パートナーの組織名、連絡先情報、プロジェクト名、予想利用期間など、それぞれのリクエストに含める内容
  • パートナーから署名済みの NDA を取得する方法と場所 (「#help-法務 を参照」など)
  • 外部オーガナイゼーションと共有するチャンネルで業務を進める方法、特に投稿すべきでないもの(パスワード、個人情報、今後のリリース予定や成約など)

チャンネルの共有を開始する

チャンネル別のオーガナイゼーションを招待することは、リンクを共有するのと同じくらい簡単です。新しいチャンネルを作成するときの表示に従うか、または既存のチャンネルのチャンネル設定メニューを使用して、外部パートナーに送信する短い招待リンクを作成します。設定によっては、各チームの管理者に招待が送られて、そこで承認待ちとなります。すべての担当者が招待を承諾すると、パートナーがチャンネルに参加できるようになり、すぐにチームが一緒に作業を開始できるようになります。

どのオーガナイゼーションも、共有ワークスペースのチャンネル名をカスタマイズすることができます。例えば、A 社では #2020-冬のキャンペーン、B 社では #アカウント-a社のように、同じチャンネルに別々の名前をつけることができます。

チャンネル名と同様に、それぞれのオーガナイゼーションでは、共有するチャンネルごとに異なるプライバシー設定ができ、それぞれがニーズに合わせて適切なチャンネル名とプライベート/パブリックの区別を選択できます。

共有チャンネルの管理

Enterprise Grid の OrG のオーナーや管理者は、自社とチャンネル経由で接続している外部組織すべてを OrG レベルのダッシュボードで確認することができます。

この画面では、各パートナーと共有しているチャンネルの数と、チャンネルの存在するワークスペースを確認することができます。外部組織とのコラボレーションを中止した場合のチャンネルの共有停止もこのダッシュボードから行います。

外部パートナーと共有するチャンネルを作成、編集、接続解除、アーカイブする権限を他のメンバーにも付与する必要がある場合には、Grid ダッシュボードの「設定」>「チャンネルの管理」タブの「外部オーガナイゼーションとチャンネルを共有できるメンバーは?」から設定を行います。

簡単な Tip : チャンネルの共有停止後にもダイレクトメッセージをキープ

チャンネルの共有を停止すると、明示的に接続を解除しない限り、他の組織のメンバーとの DM は引き続き利用可能となりますDM へのアクセスを停止したい場合には、管理者ダッシュボードから設定することができます。

Slack のスタンダードプランやプラスプランをお使いの場合、管理者は管理者ダッシュボードから外部メンバーと共有するチャンネルの管理を行えます。ここから、自社のチームとチャンネルを共有しているオーガナイゼーションを確認し、必要に応じて接続を解除することができます。

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同じチャンネルを使用する際の Tip

参加する両社の OrG のオーナーまたは管理者がチャンネルの共有を承諾すると、メンバーが一緒に仕事に取り組めるようになります。共有されているチャンネルに参加すると、メッセージ入力フィールドのすぐ上に接続しているオーガナイゼーションの名前が表示され、外部のオーガナイゼーションと連携していることがわかります。

プロジェクトの開始時に、以下をはじめとするベストプラクティスを相手方の組織と共有しておくことをおすすめします。

  • タイムゾーンや両社の勤務時間の違いを考慮したレスポンス時間の取り決め
  • おやすみモードを使ってログイン状態を知らせるベストプラクティス
  • チームで使う絵文字リアクションと解釈方法を示した用語集 (例えば、 👀 = リクエストを確認中、✅ =アセットの承認済み、など)
  • 通知やスレッドに関して期待されるマナー – チャンネル内のノイズを最小限に抑え、テーマに沿った会話を進めるため

このメモを共有したら、参照しやすいようにチャンネルにピン留めします。プロジェクトが続いている間は両組織のメンバーが共有チャンネルに他のメンバーを追加できますが、このガイドをピン留めすることで新メンバーにもルールが伝わりやすくなります。

Slack コネクトを使えば、Slack のメリットすべてを外部組織との連携でも活用できます。すでに使用しているチャンネルと同様に、社内外のチームに必要なすべてのファイル、会話やコンテキストを 1 か所に集約することで、あなたもパートナーもより効率的な働き方が実現できるようになります。

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