Para gerenciar o Slack em grande escala: implemente canais compartilhados na sua organização

Dicas para administradores ajudarem a conectar suas equipes a agências, clientes e fornecedores no Slack

Admin holding a key that opens locks on Slack
Image Credit: Skinny Ships

Como administrador do Slack, você já aumentou a produtividade das equipes internas. Agora, com o lançamento dos canais compartilhados para todos os planos pagos do Slack, você poderá oferecer esse mesmo reforço para as suas equipes que trabalham com organizações externas.

Os canais compartilhados funcionam exatamente como um canal normal do Slack, mas abrangem duas organizações. Cada organização participa usando seu próprio workspace Slack. Nesse local, todos podem compartilhar arquivos, reunir colegas e tomar decisões rápidas, exatamente como fariam nas equipes internas.

Digamos que sua empresa esteja enfrentando problemas com um produto de software. Se você configurar um canal compartilhado com seus fornecedores, será possível colaborar com eles para solucionar o problema diretamente no Slack. Esse tipo de coordenação em tempo real acelera o trabalho, evitando que sua equipe precise alternar entre caixas de entrada e apps, além de manter todos informados e as informações da empresa protegidas.

Agora que você conhece os motivos para usar os canais compartilhados, veja o que os administradores precisam saber sobre a criação e o gerenciamento desses canais.

Faça um esboço da sua política interna

Talvez você já use contas de convidado para freelancers, estagiários ou pessoas que precisem de acesso limitado ao Slack. Por outro lado, os canais compartilhados são ideais para colaborar com uma ou mais pessoas de outra empresa, especialmente porque os membros de ambos os lados podem adicionar colegas à medida que o projeto se desenvolve sem a necessidade de envolver um administrador.

Para assegurar que todos na equipe saibam quando, por que e como solicitar um canal compartilhando, envie um anúncio para toda a empresa pelo Slack.

Não se trata apenas de assumir o papel de fiscal e divulgar instruções. É também uma boa oportunidade para destacar os benefícios dos canais compartilhados e divulgar um ou mais casos de uso para a criação dos canais. Por exemplo, recomende à equipe de vendas que solicite um canal compartilhado com cada novo cliente depois de ter estabelecido um contrato de confidencialidade (NDA).

Comece um canal para fazer a triagem de solicitações de canais compartilhados

Semelhante ao que abordamos anteriormente em relação a solicitações de convidados, os administradores devem criar e divulgar um canal dedicado para reunir todas as solicitações de canais compartilhados. Assim, os membros não perderão tempo valioso pesquisando o workspace em busca de instruções e os administradores terão visibilidade do fluxo de solicitações. Siga as convenções de nomenclatura da sua organização, por exemplo, #plz-canais-compartilhados ou #ajuda-canais-compartilhados.

Fixe uma breve nota no canal explicando:

  • o que incluir em cada solicitação, como nome da organização do parceiro, informações de contato, nome do projeto e duração esperada;
  • onde encontrar ou obter um Contrato de NDA assinado de um parceiro, por exemplo, Confira #ajuda-jurídica;
  • como trabalhar em canais compartilhados, especificamente o que não publicar (senhas, informações pessoais, novidades sobre próximos lançamentos ou novos negócios etc.).

Criar um canal compartilhado

Para cada solicitação de canal compartilhado, você precisará do URL do workspace Slack e do endereço de e-mail de um proprietário ou administrador do workspace. Depois de aceitar seu convite, eles participarão do seu canal e suas equipes poderão começar a trabalhar juntas imediatamente.

Nos canais compartilhados, cada organização pode personalizar o nome do canal do próprio workspace. Por exemplo, a Empresa A pode chamar seu canal de #2019-campanha-outono, e a Empresa B pode chamá-lo de #contas-empresa-a.

Exatamente como nos nomes de canais, os canais compartilhados podem ter diferentes configurações de privacidade para cada organização. Esses controles permitem que cada lado escolha o nome e a visibilidade de canal mais adequados aos próprios objetivos.

Dica rápida: use as normas de nomenclatura de canais compartilhados

Para deixar claro com qual organização sua equipe está trabalhando, considere adotar uma convenção de nomenclatura para os canais compartilhados que inclua as duas empresas ou o nome do projeto, por exemplo, #acme-beacon-colab ou #slack-acme-campanha.

Gerenciar canais compartilhados

Para proprietários e administradores de organizações no Enterprise Grid, um novo painel em nível organizacional oferece visibilidade de todas as organizações externas conectadas à sua organização.

Nessa tela, você pode ver quantos canais está compartilhando com cada parceiro e em quais workspaces os canais estão. Esse painel também é onde você interrompe o compartilhamento de canais com uma organização caso não trabalhem mais juntos.

Precisa dar a outros membros a capacidade de criar, editar, desconectar ou arquivar canais compartilhados? Você pode conceder essas permissões em “Quem pode compartilhar canais com organizações externas?”, na guia Configurações > Administração do canal do painel do Grid.

Dica rápida: mantenha mensagens diretas abertas depois de fechar um canal compartilhado

Quando você interrompe o compartilhamento de um canal, as MDs com membros da outra organização permanecerão abertas a menos que sejam explicitamente desconectadas. Se quiser realmente desconectar o acesso a MDs, você pode fazer isso pelo painel do administrador.

Você é administrador em um Plano Padrão ou Plus do Slack? O painel do administrador é o local para gerenciar os canais compartilhados. Aqui, você pode ver quais organizações compartilham canais com a sua organização, bem como desconectá-las quando necessário.

Dicas para trabalhar em canais compartilhados

Depois do canal compartilhado ser aprovado pelos proprietários e administradores das duas organizações, é o momento de todos começarem a trabalhar. Quando entrar em um canal compartilhado, o nome da organização conectada aparecerá acima da entrada de mensagem para lembrá-lo que você está trabalhando com terceiros.

Recomendamos compartilhar um conjunto de práticas recomendadas com a organização conectada quando o projeto começar. Isso pode incluir o seguinte:

  • Os SLAs para tempos de resposta, que devem considerar fusos horários e quaisquer diferenças que suas organizações tenham em relação ao horário de trabalho
  • Práticas recomendadas para o uso de Não perturbe para demonstrar disponibilidade
  • Um glossário de reações de emoji usadas por sua equipe e como a outra equipe deve interpretá-las (por exemplo, 👀 quando uma solicitação está sendo analisada e um ✅ quando um ativo for aprovado)
  • Regras de etiqueta esperadas para notificações e conversas, que podem ajudar a reduzir ao máximo o ruído no canal e manter o foco nas conversas

Após o compartilhamento dessa nota, marque o canal para facilitar a consulta. Membros de ambas as organizações podem adicionar outros membros ao canal durante o projeto e marcar este guia pode ajudar os colegas a ficarem por dentro de tudo rapidamente.

Os canais compartilhados oferecem todos os benefícios do Slack ao trabalho de sua equipe com organizações externas. Exatamente como nos canais que você já usa, todos os arquivos, as conversas e o contexto de que você e seus parceiros precisam estão em um local dedicado. Isso torna os canais compartilhados uma forma mais produtiva de trabalhar para ambas as organizações.

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