Slack bei Slack: Meetings, Konferenzen und Events im Home-Office

Du findest dich plötzlich in einer virtuellen Arbeitswelt wieder? Hier erfährst du, wie du Meetings und Konferenzen digital organisierst

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Was macht man, wenn man ein Event für fünf oder 500 Leute geplant hat und dann eine globale Pandemie ausbricht? Genau das ist die überraschende Situation, in der wir uns und Unternehmen auf der ganzen Welt sich befinden. Wir möchten daher einige Tipps und Erkenntnisse, die wir bei der Anpassung an die neue Remote-Work-Realität gelernt haben, mit dir teilen.

Etwas, an das wir uns schnell anpassen mussten? Die Verlegung und vollständige Umgestaltung unseres Global Sales Offsite-Events (kurz: GSO-Events) – eine jährliche Veranstaltung, zu der in der Regel mehr als 500 Team-Mitglieder von Sales und Customer Success aus der ganzen Welt einfliegen, um sich in den USA zu treffen.

Aber wir haben es geschafft. Und du kannst es auch schaffen. Trotz der logistischen Hürden und Herausforderungen am Tag der Veranstaltung haben wir ein genauso interessantes virtuelles GSO-Event mit vielen Live-Kunden-Panels und lockerem Netzwerken organisiert. Wie das möglich ist?

1. Teile allen mit, dass das Event digital stattfindet und bereite dich organisatorisch vor

Achte, sobald du die Entscheidung getroffen hast, darauf, dass du Neuigkeiten zukünftig immer an einem zentralen Ort bekannt gibst. Die Sales- und Customer Success-Teams haben alle Neuigkeiten über einen reinen Ankündigungs-Channel, #gso-2020, bekannt gegeben. Alle Teilnehmenden sind in den Channel aufgenommen worden und haben ihn als ihre zentrale Informationsquelle genutzt. Sobald das Event bestätigt ist, pinne eine Nachricht in den Channel und gib darin die wichtigsten Details, einschließlich Datum, Uhrzeit, Tagesordnung, Streaming-Details und eventuellen Vorab-Infomaterialien an.

Anschließend solltest du Event-spezifische Channels für verschiedene Schwerpunktbereiche erstellen (Anregungen hierzu findest du in der untenstehenden Box). Während der ganzen Planungsphase ist es besonders wichtig, dass deine Channels mittels eindeutiger Nomenklatur gut organisiert sind. Das GSO-Team von Slack hatte am Ende mehr als 30 Channels. Wir haben jeden Channel mit #gso begonnen, um die Suche zu vereinfachen. Wir haben Channels wie #gso-2020-digitale-referenten, #gso-2020-produktpräsentationen und #gso-2020-leitfaden verwendet. Jeder Channel hatte einen eindeutigen Zweck, den die Mitglieder im Channel-Header sehen konnten.

Stelle schließlich ein Projektteam mit einem eigenen geschlossenen Channel zusammen, das schnell Entscheidungen treffen kann, etwa darüber, welche Präsentationen weiterhin stattfinden sollen und welche auf eine spätere Präsenzveranstaltung verschoben werden können. Wir haben für unser Projektteam Führungskräfte aus jedem Geschäftsbereich sowie wichtige Event-Organisatoren und -Organisatorinnen mit einbezogen. Dadurch konnten wir schnell reagieren und gleichzeitig alle auf dem Laufenden halten.

Nützliche Channels:

  • Home-Channel: Dein zentraler Ort für sämtliche Event-Updates. In diesem Channel nur für Ankündigungen sollten sich alle Vortragenden und Teilnehmenden befinden.
  • Event-Logistik-Channel: Ein geschlossener Channel für Vortragende und dein Team für audiovisuelle Technik zur Koordination der Logistik hinter den Kulissen während des gesamten Events.
  • Triage-Channel: Ein IT-Support-Channel, über den Organisatoren und Organisatorinnen schnell kommunizieren und Probleme während des Remote-Events lösen können.
  • Projektteam-Channel: Ein geschlossener Channel, in dem Führungskräfte vor und während des Events gemeinsam schnell Entscheidungen treffen können.

2. Berücksichtige die Erfahrung der Teilnehmenden

Es ist zwar verlockend, einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, z. B. diejenigen, die in der Nähe des Hauptfirmensitzes wohnen, zu bitten, vor Ort persönlich teilzunehmen, während der Rest aus dem Home-Office teilnimmt. Wir haben allerdings festgestellt, dass wir uns nur dadurch, dass alle aus dem Home-Office teilnahmen, völlig darauf konzentrieren konnten, die Remote-Erfahrung bestmöglich zu gestalten. Mehr noch: Man schafft dadurch eine gemeinsame Erfahrung, die für alle gleichermaßen zugänglich ist, wie Johanna Boyce, eine leitende Assistentin der Geschäftsführung bei Slack, die das GSO-Event koordinierte, erzählt. „Wir haben schon früh entschieden, dass es uns wichtig ist, dass alle digital die gleiche Erfahrung machen“, sagte sie.

Es stimmt zwar, dass man aktuell kein physisches Event mehr auf die Beine stellt, aber man muss dennoch eine angemessene virtuelle Atmosphäre schaffen. Bei einem Event wie dem GSO wollten wir alle mitreißen und die Teilnehmenden für unsere Kunden und Projekte im kommenden Jahr begeistern. Daher hat Bob Frati, Senior Vice President für den Bereich Sales und Customer Success, bei der Keynote-Präsentation von einer Bühne mit 3D-Slack-Logo, das wir sonst beim Event vor Ort verwendet hätten, gesprochen. Diese virtuelle Kulisse hat die Wichtigkeit des Events viel wirkungsvoller unterstrichen als eine Telefonkonferenz aus dem Wohnzimmer. „Die Energie ist trotzdem rüber gekommen“, sagt Chapman Swaine, ein Manager für Werteberatung bei Slack. „Man hat trotzdem ziemlich gut gespürt, wie wichtig Bob das Team ist und wie viel ihm das alles bedeutet. Und auch die ganze Chefetage war anwesend, obwohl das Ganze virtuell stattfand.“

Die GSO-Koordinatorinnen und -Koordinatoren haben außerdem lockere Unterhaltungen mit Slack-Kunden simuliert. Dafür haben sie Frati vor einem Videobildschirm, über den Live-Feeds derjenigen liefen, die gerade sprachen, positioniert. Zwar ist ein passender Rahmen wichtig, aber in Situationen wie der aktuellen Pandemie ist es noch wichtiger, den Referenten die Wahl zu lassen, ob sie ihre Präsentation lieber von einem Büro aus oder aus dem Home-Office abhalten möchten. Berücksichtige in jedem Fall die persönlichen Präferenzen, die Gesundheit und die individuellen Umstände von jedem Referenten.

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3. Optimiere deine Inhalte für Digitalformate

Ein mehrtägiges digitales Event ist für Remote-Teams eine große Herausforderung. Versuche, die Inhalte des Events auf die wesentlichen Punkte zu reduzieren: Präsenzveranstaltungen, die sonst mehrere Tage dauern, können digital häufig auf einen Tag verkürzt werden. Und Events, die als Präsenzveranstaltung normalerweise einen ganzen Tag dauern würden, können fast immer auf eine halbtägige Remote-Sitzung reduziert werden.

Unsere Führungsteams für Sales und Customer Success haben die wichtigsten Inhalte identifiziert. Die restlichen Programmpunkte, etwa Breakout-Sessions, sind auf ein späteres Datum verschoben worden. Letztendlich hat das GSO-Event statt drei Tagen nur einen Tag gedauert.

Überlege dir für dein eigenes Event, welche Inhalte auf eine digitale Plattform zugeschnitten werden können und welche nicht.

Unser Team hat folgenden Punkte berücksichtigt:

  • Welche Aktivitäten und Präsentationen sind auch für ein virtuelles Format relevant?
  • Welche Informationen müssen unbedingt vermittelt werden? Zum Beispiel war es wichtig, über die vierteljährlichen Zielsetzungen und neue Produkt-Updates zu informieren. Neuerungen oder Änderungen für einzelne Teams waren dagegen weniger wichtig.
  • Wie können wir einige der Vorteile persönlicher Interaktionen vor Ort auch digital erreichen?

4. Denk daran, die Teilnehmenden zum Mitmachen zu motivieren

Die meisten Veranstaltungen und Konferenzen dienen vor allem dazu, dass enge berufliche Kontakte und Beziehungen geknüpft werden, aus denen später eine fruchtbare Zusammenarbeit hervorgeht. Statt kleinerer Breakout-Sessions oder geselliger Runden nach der Konferenz könntest du mithilfe eines Messaging-Tools in Channeln gemeinsame Augenblicke schaffen und mit anderen teilen.

Wir haben zum Beispiel nach jeder Sitzung oder Präsentation Videos geteilt, die wir vorab aufgezeichnet hatten. Darin haben Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus allen Bereichen des Unternehmens Fragen beantwortet wie: Welches waren deine Lieblingsmomente bei Slack? Worauf freust du dich im nächsten Jahr? Die Videos haben für gute Stimmung gesorgt, und die Leute konnten mit Kollegen und Kolleginnen an anderen Standorten in Kontakt treten.

Wir haben zum Auflockern der Stimmung auch ein paar Aktivitäten im Channel #gso-2020 gepostet, z. B. haben wir die Teilnehmenden gebeten, Fotos von ihrem Arbeitsplatz im Home-Office zu teilen. „Durch die Aktivitäten hatte man richtig das Gefühl, zur Gemeinschaft zu gehören“, sagt Nikki Curtis, Director für Sales Enablement. „Sie waren das emotionale Bindemittel, das die Leute zusammengehalten hat. Dadurch haben sie erkannt, dass nicht nur einer auf sie einredet, sondern dass wir miteinander im Dialog sind, obwohl wir alle im Home-Office sitzen.“

Auch Anschlussfragen nach jeder Sitzung sind eine gute Strategie. Wir wollten zum Beispiel Folgendes wissen: Auf was freust du dich bei der Produkt-Roadmap am meisten? Möchtest du etwas zur Produkt-Roadmap anmerken? Dadurch sind nicht nur die Teilnehmenden mit einbezogen worden. Die Führungskräfte und Referenten konnten so auch in Echtzeit Feedback erhalten.

Wir haben auch unseren jährlichen Wettbewerb „Slack‘s Got Talent“, in dem die besten Kundengeschichten geteilt werden, an das Remote-Format angepasst. Lokale Teams haben in Zoom präsentiert und in Slack über den besten Beitrag abgestimmt. Einige Teams haben sogar mithilfe des benutzerfreundlichen Tools Workflow-Builder eigene Umfragen entwickelt.

Und: Vergiss den Spaß nicht. Wir benutzen bei Slack viele Emojis. Während des virtuellen GSO sind ein paar unserer besten Eigenkreationen zur Geltung gekommen. Stichwort: Party-Gopher… Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unserer regionalen Standorte haben mit benutzerdefinierten Zoom-Hintergründen zusammen das GSO geschaut. So haben Team-Mitglieder beispielsweise die Aufzeichnungen des Events aus dem Oval Office, den Kulissen der Serie Friends, von einem Masters-Turnier, aus einem Boxstudio oder vom Strand aus angeschaut – um nur einige Beispiele zu nennen.

5. Wähle eine Technologie, die deine Ziele unterstützt

Telefonkonferenzen eignen sich für Vieles, aber nicht für Großveranstaltungen. Besser geeignet wäre eine Plattform wie Zoom Webinar, in der das Organisations-Team steuern kann, was die Leute auf dem Bildschirm sehen. Schließlich sollen die Teilnehmenden nicht durch Nebensächlichkeiten wie neu hinzukommende Teilnehmer und Teilnehmerinnen, Abmeldungen oder versehentlich nicht stummgeschaltete Mikrofone abgelenkt werden. Für das GSO haben wir sowohl Zoom Webinar als auch den Channel #gso-2020 genutzt.

6. Fasse das Wesentliche zusammen und hol dir Feedback

Was ist das Beste daran, ein Remote-Event zu organisieren? Alles ist vollständig dokumentiert. Neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sofort auf den aktuellen Stand gebracht werden, und auch alle anderen haben jederzeit Zugriff auf alle Informationen.

Bei dem GSO haben wir im Nachgang Folgendes getan:

  • Wir haben im Channel #gso-2020 Aufzeichnungen des Events gepostet.
  • Wir haben im Channel mithilfe von ein paar Leitfragen um Feedback zum Event gebeten.
  • Wir haben in einem zusammenfassenden Beitrag abschließende Gedanken, wesentliche Erkenntnisse und unseren Dank geteilt.

Das alles macht deutlich, dass auch digitale Events ansprechend sein können. Durch Tools wie Zoom und Slack kannst du Leute thematisch zum aktiven Zuhören und zum Mitmachen motivieren. Eigentlich zwingen einen Remote-Events nur dazu, genau zu überlegen, was man behandeln möchte und wie, so Curtis.

„Dieses digitale GSO ist deshalb so wirkungsvoll geworden, weil alle wussten, dass die wichtigsten und entscheidenden Informationen geteilt wurden“, sagt sie. „Alles dort war wirklich wichtig. Wegen der Umstände mussten sämtliche Themen in einem Rutsch abgehandelt werden, deshalb mussten wir gewährleisten, dass das Event perfekt organisiert war.“

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