Slack en Slack: adaptar nuestra forma de trabajar a la necesidad de cierre de las oficinas

Illustration of many happy teammates communicating virtually and working remotely

Haz clic aquí para obtener recursos rápidos sobre el trabajo a distancia con Slack.

Nadie se sorprenderá de que en Slack usemos mucho Slack. Muchísimo, de hecho. Todos los días, usamos Slack para conectar oficinas de todo el mundo, de Nueva York a Tokio, pasando por Múnich y Pune. Nuestro modo de dirigir la empresa se centra en nuestro propio producto.

En este momento, como todo el mundo, nos centramos en la salud de nuestros empleados, sus familias y comunidades, y en cómo esto afecta a nuestros hábitos de trabajo con el fin de reducir la propagación de la infección. Al igual que muchas empresas, en Slack tenemos compañeros que están trabajando de forma remota que, bajo otras circunstancias, estarían trabajando juntos en una oficina. A menudo nos preguntan cómo usamos Slack en Slack, por lo que esta es una buena oportunidad para compartir lo que hemos aprendido sobre cómo el trabajo a distancia modifica la forma en que usamos nuestro producto.

A continuación se describe una serie de hábitos y trucos de Slack (la mayoría son pequeños y fáciles de adoptar) que hacen que el trabajo en equipo funcione para los compañeros que ahora deben trabajar de forma remota. Además, si buscas más información sobre el trabajo a distancia en Slack más allá de estos consejos, encontrarás una recopilación completa de consejos, artículos e historias en nuestra biblioteca de recursos.

Sabemos que este cambio puede ser muy molesto para el funcionamiento de tu empresa y estamos a tu disposición para ayudarte. Al final de esta publicación, encontrarás información sobre seminarios web y consultas individuales que iniciaremos a partir de la próxima semana para ayudarte con la transición a un plantel laboral remoto.

Cada oficina de Slack tiene un canal de avisos: un canal de solo lectura para la mayoría de los empleados, pero que los administradores, los gerentes de oficinas y el personal de comunicaciones internas pueden usar para publicar información importante. En situaciones como la actual, estos canales se tornan cruciales y obligatorios; el eje de la información deja de ser el menú del día que se comparte para centrarse en las novedades sobre cierres de oficinas, las advertencias sobre viajes y servicios, y los enlaces que respaldan las medidas que hemos puesto en marcha para nuestros empleados, así como para sus familiares y comunidades.

Descubre cómo administrar los permisos de publicación en los canales.

En la sede de Slack, ya usamos mucho los estados personalizados (y los emojis asociados) para que los miembros sepan de un vistazo si estamos de vacaciones, en tránsito, en reuniones o trabajando de forma remota. Cuando todo el mundo trabaja de forma remota, lógicamente este último estado es irrelevante, y la forma en que lo usamos cambia. Nuestros compañeros ya no pueden ver si estamos fuera del escritorio. Por eso, configuramos un estado personalizado para que todo el mundo sepa que nos hemos apartado, que estamos desconectados o en una llamada, por lo que podríamos tardar en responder. Ventaja extra: puedes configurarlos para que venzan automáticamente. Por ejemplo, “almorzando” es uno de los estados que querrás que desaparezca después de una hora.

Descubre cómo configurar tu estado y disponibilidad en Slack.

Reemplazamos las reuniones por los canales: esta no es solo una estupenda práctica de trabajo a distancia, sino una excelente forma de descubrir aquellas reuniones que podrías eliminar directamente. En el caso de las reuniones de estado semanales, se establece una determinada hora del día en la que todo el mundo debe publicar su estado en un canal del proyecto en cuestión. Las preguntas se pueden seguir en el hilo (si son solo para una persona) o en el canal (si son para todos o para la mayoría de los miembros). Todo el mundo puede estar al tanto del trabajo de los compañeros y, además, recibimos resúmenes de las reuniones automáticamente.

Contenido relacionado: Twitter organiza reuniones generales virtuales con el público global mediante Slack y Google Meet. Opinión del director general, Jack Dorsey: “funcionó a la perfección”. El director de RR. HH. de Twitter explica al periodista que la experiencia ya está cambiando los puntos de vista.

Tweet from Twitter CEO Jack Dorsey on the success using Slack for global all-hands

Tuit enviado por el director general de Twitter, Jack Dorsey, luego de convocar a sus empleados de todo el mundo para una reunión general totalmente remota.

Obtén más información sobre las reuniones que funcionan (y las que no) en Slack (disponible en inglés).

Los mensajes directos también tienen un rol importante. Hacemos la mayor parte de nuestro trabajo en los canales de Slack, pero, en persona, giramos a menudo la silla para pedir a un compañero que le eche una mirada rápida a lo que estamos haciendo. Cuando no podemos resolver un problema en la vida real, nos enviamos el trabajo sin terminar en un mensaje directo para obtener comentarios e ideas (de hecho, lo hicimos muchísimo al redactar esta entrada del blog). Usamos mucho Documentos de Google, y Slack nos permite compartir trabajos en curso con facilidad. Simplemente pegamos el enlace en Slack, que, en todo caso, nos solicitará que ajustemos los permisos de visualización si los destinatarios aún no tienen permisos para ver el documento. 

Escribir en una pizarra… con un marcador indeleble: una idea terrible en la vida real, pero perfecta cuando trabajamos a distancia. Y usamos papel. Para los creativos visuales empedernidos puede ser un hábito difícil de vencer cuando trabajan fuera de la oficina. Esbozamos ideas en un trozo de papel, tomamos una foto con el teléfono y la subimos directamente a un canal en Slack para que la conversación siga fluyendo. Con el tiempo, hemos observado que crear diapositivas para comunicar una idea visualmente puede requerir demasiado tiempo, porque debemos manipular tamaños de fuentes, anchos de cuadros y alineaciones de flechas. En cambio, cuando solo queremos explicar una idea, basta con lápiz y papel (y una cámara).

Obtén más información sobre cómo agregar archivos a Slack.

Cara a cara, estén donde estén: la comunicación por escrito pude resultar difícil, en especial en situaciones más delicadas o complejas. A veces, dos personas simplemente necesitan verse la cara y hablar en voz alta. Para una llamada rápida, puedes usar la función de llamada de voz y video integrada de Slack. También hemos integrado muchos de los servicios de voz y video populares. Puedes configurar el que quieras como predeterminado para utilizarlo al hacer clic en el ícono Llamar en Slack. Si bien somos usuarios masivos de Zoom para las reuniones más grandes y confiamos mucho en el comando /zoom para iniciar reuniones específicas, también encontrarás funciones similares de otros proveedores integrados.

 Obtén más información sobre las aplicaciones de voz, video y para compartir la pantalla de Slack.

Canales compartidos con proveedores, socios y clientes: aunque no podemos viajar para reunirnos en un mismo lugar, podemos seguir trabajando juntos en Slack. Un canal compartido es exactamente lo que parece: un canal que existe tanto en nuestro espacio de trabajo como en el de otra empresa, y que nos permite usar Slack para comunicarnos más allá de los límites de cada empresa. Hoy en día, estamos utilizando los canales compartidos de forma intensiva para que todo siga funcionando con nuestros socios, clientes y proveedores mientras se cancelen nuestros planes de viajes.

Consulta nuestra guía sobre canales compartidos.

Por último, nos encanta expresarnos con emojis. Cuando no podemos decir “gracias” o “buen trabajo” en persona, usamos una reacción emoji. Poco después de publicar esta entrada de blog, uno de nosotros publicará un mensaje en un canal para notificar a la empresa que ya está listo. Se cubrirá con una avalancha de :tada:, :100: y otros emojis personalizados de felicitaciones. Es posible que el loro de fiesta aparezca también por aquí. A todo el mundo le gusta que lo reconozcan. Una reacción emoji o reacji, palabra en cuya existencia insistimos, es una manera rápida y ordenada de comunicarse con los compañeros.

Obtén más información sobre cómo usar las reacciones emoji en Slack.

Recuerda que encontrarás más consejos y sugerencias sobre la página Slack para el trabajo a distancia en nuestra biblioteca de recursos. Algunos son pequeños y se implementan fácilmente, como los que describimos anteriormente. Otros son más importantes y están orientados a ayudarte a pensar en las bases que necesitarás para un plantel disperso geográficamente. Si tienes un consejo o una estrategia importante en relación con el trabajo a distancia que no hayamos tratado aquí, estaremos encantados de que nos lo cuentes. Ponte en contacto con nosotros en feedback@slack.com.

Por último, sabemos que una lista de consejos y artículos no siempre es una opción adecuada. Tanto si usas Slack por primera vez como si tu equipo cuenta con expertos, nos gustaría ayudarte con la transición imprevista a un plantel disperso geográficamente. Si quieres que te ayudemos:

  •   Dictaremos una serie de seminarios web centrados en el trabajo a distancia a partir de la próxima semana. Serán sesiones en directo con la opción de preguntas y respuestas. Puedes obtener más información y registrarte para participar aquí (solo disponible en inglés).
  •   Si deseas obtener ayuda personalizada sobre el uso de Slack con tu equipo repentinamente remoto, nos encantará mantener una conversación telefónica contigo. Haz clic aquí para programar una hora (solo disponible en inglés).

 

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