Slack par Slack : comment nous adaptons nos méthodes de travail en cas de fermeture des bureaux.

Illustration of many happy teammates communicating virtually and working remotely

Cliquez ici pour accéder à nos conseils concernant le télétravail avec Slack.

Ce n’est une surprise pour personne, chez Slack, nous utilisons activement Slack. Très activement, pour tout vous dire. Tous les jours, nous utilisons Slack pour connecter des bureaux dans le monde entier, de New York à Munich, en passant par Paris et Tokyo. Notre produit est au cœur de la gestion de notre activité.

Actuellement, comme tout le monde, nous pensons à la santé de nos collaborateurs et de leurs familles, ce qui induit des changements dans notre façon de travailler afin de réduire les risques de propagation de l’épidémie. Comme dans de nombreuses autres entreprises, certaines de nos équipes collaborent à distance. On nous demande souvent comment nous utilisons Slack chez Slack, voilà donc l’occasion de partager ce que nous avons appris sur le télétravail, et son impact sur l’utilisation de notre produit. Nous partageons ici quelques astuces simples à adopter, qui permettent à nos collaborateurs de travailler efficacement en équipe, où qu’ils se trouvent. Si vous avez besoin d’autres informations sur le télétravail avec Slack, des conseils, des articles et des témoignages sont disponibles dans notre bibliothèque de ressources.

Nous avons conscience que cette situation puisse perturber le fonctionnement de votre entreprise, mais nous sommes là pour vous aider. À la fin de cet article, vous trouverez des informations concernant les conférences en ligne et les conseils personnalisés que nous allons mettre en place à partir de la semaine prochaine pour vous accompagner dans votre mise en place du télétravail.

Chez Slack, tous les bureaux disposent d’un canal d’annonces, c’est-à-dire un canal configuré en lecture seule pour la plupart des employés, mais que les administrateurs, les responsables de bureau et des communications internes peuvent utiliser pour publier des informations importantes. Dans le contexte actuel, ces canaux deviennent vitaux et obligatoires ; les informations concernent de moins en moins le menu du déjeuner pour se concentrer davantage sur la fermeture des bureaux, proposer des conseils en matière de voyage et de services et des liens expliquant ce que nous avons mis en place pour nos collaborateurs et leurs familles.

Découvrez comment gérer les autorisations de publication sur les canaux.

Au siège de Slack, nous utilisons des statuts personnalisés (avec des émojis) pour que les utilisateurs sachent rapidement si nous sommes en congés, dans les transports, en réunion ou, justement, si nous travaillons à distance. Lorsque tout le monde travaille à distance, bien sûr, l’utilisation de ces statuts est discutable et nous devons trouver une alternative. Nos collaborateurs ne peuvent plus savoir à quel moment nous quittons le bureau, c’est pourquoi nous avons défini un statut personnalisé pour que tout le monde sache que nous sommes partis, que nous sommes hors ligne ou au téléphone et que notre réponse peut se faire un peu attendre. En prime, vous pouvez configurer ces statuts pour qu’ils expirent automatiquement. Par exemple, vous pouvez demander à faire disparaître le statut « en pause déjeuner » au bout d’une heure.

Découvrez comment définir votre disponibilité et votre statut sur Slack.

Nous migrons les réunions vers les canaux : non seulement il s’agit d’une bonne pratique de travail à distance, mais c’est également une solution efficace pour savoir quelles réunions vous pouvez éviter. Pour organiser une réunion hebdomadaire sur un projet, nous définissons un jour et une heure spécifiques avant lesquels tout le monde doit publier le statut de ses tâches dans un canal consacré à ce projet. Des questions peuvent suivre dans le fil de discussion (si elles ne concernent que ces personnes) ou dans le canal (si elles concernent tout le monde/la plupart des personnes). Tout le monde peut savoir ce sur quoi les autres travaillent et, surtout, nous obtenons des comptes rendus de réunion automatiques.

Par exemple : Twitter a organisé il y a quelques jours une réunion générale virtuelle avec un public international en utilisant Slack et Google Meet. Verdict de Jack Dorsey, PDG : « Aucun problème. » Le responsable RH de Twitter explique au journaliste que l’expérience change déjà positivement la perception du télétravail pour ceux qui n’y étaient pas habitués.

Tweet from Twitter CEO Jack Dorsey on the success using Slack for global all-hands

Ce tweet a été posté par Jack Dorsey, PDG de Twitter, après avoir rassemblé des employés du monde entier à l’occasion d’une réunion générale à distance.

En savoir plus sur les réunions qui fonctionnent (ou pas) dans Slack (lire en anglais).

Les messages directs jouent également un rôle important. Chez Slack, nous effectuons la majorité de notre travail dans des canaux mais, en personne, nous nous interpellons souvent les uns les autres lorsque nécessaire. Quand nous ne pouvons pas résoudre un problème physiquement, nous nous transmettons le travail non terminé dans un message direct pour obtenir des commentaires et des idées. D’ailleurs, nous avons beaucoup utilisé cette méthode pour rédiger cet article de blog. Nous travaillons énormément dans Google Docs, et Slack facilite le partage des travaux en cours ; il nous suffit de copier-coller le lien dans Slack qui nous demande ensuite d’ajuster les autorisations d’affichage si nos interlocuteurs n’ont pas les autorisations nécessaires pour le document en question. 

Écrire sur un tableau blanc… avec un marqueur indélébile : une très mauvaise idée dans la vraie vie mais parfaite à distance. Et lorsque nous utilisons du papier. En effet, le plus invétéré des penseurs visuels peut avoir du mal à se détacher de cette habitude lorsqu’il travaille en dehors du bureau. Nous rédigeons l’idée sur un bout de papier puis nous prenons une photo sur notre téléphone pour la télécharger directement sur un canal dans Slack et alimenter ainsi la conversation. Avec le temps, nous avons constaté que l’utilisation de diapositives pour communiquer une idée visuellement peut prendre trop de temps, notamment à cause du choix des polices, de la largeur des zones de texte et de l’alignement des flèches. Et, quand il s’agit simplement de faire comprendre une idée, un papier et un stylo (et un appareil photo) suffisent.

En savoir plus sur lajout de fichiers sur Slack.

Parlez en face-à-face, où que vous soyez : la communication écrite peut être difficile, notamment dans des situations plus délicates ou nuancées. Parfois, il suffit de voir le visage de chacun et d’échanger en direct pour résoudre un problème. Pour passer un appel rapide, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de visioconférence intégrée de Slack. Nous avons également des intégrations avec de nombreux services de visioconférence, que vous pouvez définir par défaut lorsque vous cliquez sur l’icône Appeler de Slack. De notre côté, nous utilisons Zoom pour les réunions plus grandes, et nous nous appuyons fortement sur la commande /zoom pour organiser des échanges impromptus. Une fonctionnalité similaire est disponible pour les autres fournisseurs de VoIP, d’appel vidéo ou de téléconférence intégrés à notre plateforme.

 En savoir plus sur les applications audio, vidéo et de partage d’écran dans Slack.

Canaux partagés avec des fournisseurs, partenaires et clients : lorsqu’il est impossible de voyager pour rencontrer quelqu’un, il est toutefois possible de travailler à plusieurs sur Slack. Comme l’indique son nom, un canal partagé existe à la fois sur notre espace de travail et celui de nos collaborateurs et nous permet d’utiliser Slack pour communiquer au-delà des frontières de l’entreprise. Actuellement, nous utilisons très souvent des canaux partagés pour poursuivre nos affaires avec les partenaires, les consommateurs et les fournisseurs malgré l’annulation de nos projets de voyage.

Consultez notre guide d’utilisation des canaux partagés.

Enfin, nous aimons nous exprimer avec des émojis. Quand nous ne pouvons pas dire « merci », « bien joué » ou « beau travail » en personne, nous utilisons des réactions émoji à la place. Peu après la publication de cet article de blog, l’un de nos collaborateurs publiera un message dans un canal pour en informer l’entreprise. Viendront ensuite des tas de :tada:, :100: et autres émojis personnalisés de félicitations. Le perroquet festif pourrait même faire son apparition. Tout le monde aime voir son travail reconnu ! Une réaction émoji, un principe très réel à nos yeux, constitue une façon simple et rapide de communiquer avec le reste de votre équipe.

En savoir plus sur l’utilisation des réactions émoji dans Slack.

Encore une fois, d’autres conseils et suggestions sont disponibles sur la page Slack pour le télétravail de notre bibliothèque de ressources. Certains sont simples et faciles à mettre en place, comme les exemples ci-dessus. D’autres sont plus complets et destinés à vous aider à réfléchir à ce dont vous avez besoin pour organiser le travail à distance. Si vous souhaitez nous faire part d’un conseil important en matière de télétravail que nous n’avons pas abordé, nous serions ravis de le connaître. Contactez-nous à l’adresse feedback@slack.com.

Enfin, nous savons qu’une liste de conseils et d’articles ne convient pas toujours. Que vous utilisiez Slack pour la première fois ou que votre équipe regorge d’experts, nous voulons vous accompagner dans votre transition inattendue vers un personnel réparti. Si vous souhaitez recevoir notre aide :

  • Nous allons organiser une série de conférences en ligne axées sur le travail à distance à partir de la semaine prochaine. Il s’agira de sessions en direct avec une partie questions/réponses. Cliquez ici pour obtenir plus d’informations et vous inscrire (actuellement disponibles en anglais et bientôt en francais).
  •   Si vous souhaitez recevoir une aide personnalisée concernant l’utilisation de Slack avec votre équipe à distance, nous serons ravis de partager un appel avec vous. Cliquez ici pour planifier une date (disponible uniquement en anglais).

Si vous souhaitez savoir quand nos conférences en ligne seront disponibles en français (ou en allemand, ou en japonais), veuillez nous écrire ici et nous vous tiendrons au courant.

 

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