Twitter passe au télétravail et organise ses réunions sur Slack

Jennifer Christie, responsable des RH chez Twitter, explique comment la compagnie a organisé le passage au télétravail de ses 4 900 employés.

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Ce témoignage client s’inscrit dans un reportage en cours sur les méthodes utilisées par plusieurs entreprises pour mettre en place le télétravail pendant la crise du Covid-19. Nous espérons que ces articles fourniront aux entreprises des conseils pratiques à suivre pour faciliter cette transition.

Suite à l’aggravation de la crise du Covid-19, passée au stade de pandémie, la direction de Twitter a dû relever un double défi : maintenir la stabilité de sa plateforme tout en garantissant la santé de ses employés.

Pour ce faire, les 4 900 employés de l’entreprise sont tous passés en télétravail. Bien que Twitter utilise Slack depuis plusieurs années, l’entreprise doit maintenant organiser par visioconférence toutes les réunions qui se tenaient dans leurs locaux. Le 4 mars, peu de temps après avoir annoncé son passage complet au télétravail, Twitter a réussi à mener sa première réunion générale dans Slack et Google Meet.

Puisque nombre de nos clients sont dans la même situation, nous voulions comprendre comment Twitter a réussi à gérer cette transition. Nous avons donc organisé une discussion avec Jennifer Christie (@jenchristiehr), la responsable des ressources humaines de Twitter, pour connaître les techniques utilisées par l’entreprise pour assurer une transition complète au télétravail aussi rapidement. Elle nous a expliqué comment Twitter utilise Slack afin que tous les collaborateurs restent sur la même longueur d’onde, où qu’ils soient.

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Passer au télétravail et coordonner les dirigeants dans Slack

Avec 35 bureaux localisés notamment en Asie, en Australie, en Europe et en Amérique du Sud, Twitter est habitué à gérer des équipes aux quatre coins du monde. En revanche, le concept de distanciation sociale est tout à fait nouveau, d’autant que Twitter fournit des locaux à ses employés pour favoriser le travail en équipe.

Quand le Covid-19 a commencé à se répandre en Asie du Sud-Est en février, les dirigeants de Twitter ont vite compris qu’ils devraient prendre des mesures drastiques pour protéger leurs équipes internationales contre le virus. Ils ont mis en place de nouveaux canaux Slack pour communiquer leurs décisions et fournir des recommandations pendant qu’ils géraient la situation, notamment :

  • #oneteamQs pour que tous les employés puissent poser des questions au cours des réunions générales à distance
  • #wfh pour que chacun puisse partager ses conseils et ses méthodes de télétravail
  • #twittertravels pour que l’équipe qui gère les déplacements professionnels aide les employés à suivre leurs restrictions sur le sujet
  • #ask-corpsec-covid19 pour que leur service santé et sécurité international publie des nouvelles en temps réel sur l’évolution du Covid-19
  • #hr-crisis-management pour que l’équipe des ressources humaines discute des sujets sensibles liés au Covid-19

Le 2 mars, la direction de Twitter a décidé la mise en place du télétravail avec quelques mesures anticipatoires précises. Afin que tous les collaborateurs soient informés de la nouvelle politique de travail à distance, Twitter leur a envoyé un mail général. L’entreprise a, par la même occasion, invité ses responsables à assurer un suivi avec leurs équipes et à répondre aux questions directement dans Slack.

Jennifer Christie explique : « Nous avons prévu la publication d’annonces dans Slack, afin de nous mettre d’accord sur la manière de communiquer les informations. Nous avons décidé de créer un canal Slack dédié, car nous savions que nous devrons travailler en décalé pour suivre les évolutions sur les différents fuseaux horaires. »

Jennifer Christie, Twitter's vice president of people, on how the company went remote with Slack.

« Les employés apprécient leurs collègues. C’est ce qui nous a fait le plus peur avec la distanciation sociale : ne plus pouvoir travailler en équipe comme avant. De ce point de vue, Slack a été formidable. »

Jennifer Christie
Responsable des ressources humaines, Twitter

Organiser une réunion générale à distance pour fédérer les équipes

Le plus étonnant suite à la première réunion générale en visioconférence ? La participation a explosé chez les employés qui avaient du mal, par le passé, à poser des questions face à une grande assemblée. Selon Jennifer Christie, « cela a permis aux collaborateurs qui avaient peur de s’approcher d’un micro de prendre la parole ».

La réunion générale s’est tenue sur la plateforme de visioconférence Google Meet. Les employés ont pu poser des questions ou y répondre dans le canal Slack #oneteamQs. Les équipes ont joué le jeu, en utilisant les réactions émojis +1 et en répondant directement aux messages. Les animateurs se sont partagé les réponses et ont répondu aux questions via le canal.

« C’était très transparent. Tout le monde pouvait prendre connaissance des questions et des réponses. Désormais, il semble difficile de fonctionner différemment » affirme Jennifer Christie.

Twitter a quelques conseils pour les entreprises qui commencent à organiser leurs réunions générales à distance.

Les meilleures méthodes pour organiser une réunion générale à distance

  • Encouragez les employés à poser des questions pendant la présentation, sans attendre la phase de questions /réponses à la fin. Cela incite les collaborateurs à donner directement leur avis et permet d’aborder davantage de sujets au cours de la réunion.
  • Après la réunion, parcourez de nouveau le canal Slack et répondez à toutes les questions laissées en suspens.
  • Rédigez une réponse à chaque question dans Slack, afin d’assurer une communication claire et de créer un historique exploitable.

Utiliser Slack pour coordonner les équipes et maintenir une dynamique positive

Twitter met à jour ses quatre canaux dédiés au Covid-19 pour tenir les employés au courant des évolutions et ajuster en temps réel sa politique de travail à domicile. Le travail quotidien a été transféré vers les canaux individuels des équipes, et les responsables se coordonnent ensemble dans des canaux multi-fonctions. Slack a déjà prouvé son efficacité quant à la communication et la planification, mais Jennifer Christie affirme que pour Twitter, son aspect social est tout aussi important.

« Si vous demandez à un employé de Twitter ce qu’il préfère dans son travail, il vous répondra sûrement qu’il s’agit de son équipe. Les employés apprécient leurs collègues. C’est ce qui nous a fait le plus peur avec la distanciation sociale : ne plus pouvoir travailler en équipe comme avant. De ce point de vue, Slack a été formidable. »

« Je crois que nous ne travaillerons plus jamais de la même façon. Et pour moi, c’est une excellente chose. »

– Jennifer Christie, responsable des ressources humaines chez Twitter
Jennifer Christie, responsable des ressources humaines chez Twitter

Sur Slack, les employés partagent les photos de leur espace de travail à la maison, leurs playlists préférées, et les points positifs ou négatifs du travail à distance. Les collègues organisent également des apéros virtuels.

Jennifer Christie l’affirme, « les employés continuent de partager leurs expériences de cette façon. Nous trouvons de nouvelles méthodes de communication, jamais expérimentées jusqu’à présent. »

Anticiper et se préparer au télétravail après la pandémie

Selon Jennifer Christie, après la fin de la crise, Twitter profitera de cet élan positif pour continuer à promouvoir la culture du travail à distance. Il est prévu de poursuivre l’organisation des réunions générales en ligne et de continuer à répertorier les décisions prises par l’entreprise dans les canaux Slack . Elle pense que cette dynamique va inciter les employés à travailler davantage depuis leur domicile, à temps plein ou partiel.

« Je crois que nous ne travaillerons plus jamais de la même façon. Et pour moi, c’est une excellente chose. »

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